Tout savoir pour créer son organisme de formation

| Mis à jour le 21 juillet 2021 à 12 h 46 min
Tout savoir pour créer son organisme de formation

Vous souhaitez lancer votre activité de formateur indépendant ou créer votre organisme de formation ? C’est le bon moment ! La formation professionnelle a plus que jamais le vent en poupe. Mais comment faire ? Choix du statut, démarches, obligations, etc. On vous explique tout !

Le marché de la formation est en progression constante mais également en pleine transformation. La crise sanitaire a notamment accéléré la digitalisation et le recours aux innovations numériques. C’est donc le contexte idéal pour créer votre activité en utilisant tout de suite les bons outils et les bonnes méthodes. Une enquête réalisée en Janvier 2021 montre que 33 % des actifs pensent changer d’emploi dans les 2 ans à venir et la moitié (49%) à plus ou moins long terme (source : moncompteformation.fr).

La formation professionnelle en 2021 : de quoi parlons-nous ? 

Avant d’aller plus loin, faisons un point sur les composantes de la formation professionnelle et les différents statuts possibles pour être formateur.

La formation professionnelle et ses différentes facettes

La réglementation actuelle de la formation professionnelle est prévue par la loi Avenir du 5 septembre 2018. Parmi les nombreux changements apportés figure la simplification de la définition de l'action de formation. La loi prévoie désormais 4 actions participant au développement des compétences (C.trav.art.L6313-1) :

De nombreux acteurs s’investissent dans ces différentes actions (entrepreneurs individuels, entreprises, associations, syndicats…) et cette tendance ne faiblit pas. Vous souhaitez en faire partie ? On vous explique comment faire.

Formateur indépendant ou organisme de formation ?

Vous pouvez exercer votre activité de formation en tant que CFI (consultant formateur indépendant) ou créer votre organisme de formation (OF). La principale différence tient au statut juridique du professionnel.

Le formateur indépendant propose et anime des sessions de formation pour son compte ou en sous-traitance pour d'autres organismes de formation. La plupart du temps il exerce en entreprise individuelle ou en micro entreprise. Cette solution, simple à mettre en place, est parfaite en début d'activité pour "tester" votre marché et vos formations. Mais elle a ses limites. Par exemple, même si le micro entrepreneur peut en théorie embaucher, le statut n’est pas forcément adapté (plafond de CA à respecter, impossibilité de déduire ses charges, etc.).

Un formateur indépendant peut également exercer en société, par exemple en créant une EURL ou une SASU selon son chiffre d’affaires par exemple, mais aussi le statut de ses clients.

Vous souhaitez embaucher des salariés ? Créer un centre de formation ?  Dans ce cas, votre création d’entreprise passera par d’autres structures comme la SAS ou la SARL pour lancer votre « organisme de formation ». Elles permettent notamment de recruter des salariés, de rechercher plus facilement des financements auprès des banques, etc.

Quel que soit votre choix, le cœur de l’activité reste identique. En tant que formateur indépendant ou organisme de formation vous êtes soumis à la même règlementation et aux mêmes obligations.

La formation professionnelle en 2021 : de quoi parlons-nous ? 

La première étape est d’obtenir le NDA (numéro de déclaration d'activité), indispensable pour exercer en tant que formateur. Mais d'autres formalités préalables sont également nécessaires. 

Avant de sauter dans le grand bain, un peu de préparation ! 

Étude de marché 

Indispensable pour toute création d'entreprise, elle est fortement recommandée avant la mise en place de votre activité de formation, quel que soit votre statut (CFI ou OF).  

Quelques questions à passer au peigne fin :

  • Quelles sont les tendances actuelles ?
  • Qui est votre cible et quelles sont ses attentes ?
  • Que pouvez-vous lui apporter ?
  • Quelles sont vos compétences et expériences ? 
  • Que font vos concurrents et comment ?
  • Quels sont les métiers émergents ? etc.

Autant de sujets qui vous permettront d'affiner votre projet et de déterminer s'il a un potentiel commercial.

Mise en place d'un catalogue de formation 

Que proposez-vous ? À qui ? Même si ce catalogue est réduit au départ, prenez le temps de le construire. Il est en effet indispensable pour communiquer efficacement sur votre activité.

Ne vous limitez pas forcément à vos propres compétences de formateur. N'oubliez pas que vous pouvez faire appel à des formateurs indépendants en sous-traitance. C'est l'opportunité de prévoir des formations plus ambitieuses, plus innovantes, et d'être ainsi plus visible sur le marché.

Business plan 

Il est indispensable ! Cette analyse financière de votre projet vous permet, entre autres :

  • D'analyser si votre idée est viable d'un point de vue financier
  • D'identifier vos objectifs commerciaux et financiers sur le long terme
  • De rechercher des financements 

Le business plan est donc une phase importante à ne pas négliger ! 

Vos besoins matériels ou humains

De quoi avez-vous besoin pour votre activité de formation ? Il peut s'agir d'un local pour vos formations en présentiel, de matériel, d'outils numériques, de ressources humaines (salarié, prestataire), etc.

Communiquer sur votre lancement d'activité 

Ça y est, vous pouvez enfin communiquer sur votre nouvelle activité ! Pour être efficace, votre plan marketing et communication doit être personnalisé et adapté à votre activité. Vos actions dépendront en effet de votre positionnement, de votre public etc. 

Dans tous les cas, une bonne communication digitale est indispensable (même si vous exercez en présentiel dans un secteur géographique limité) : site internet, communication sur les réseaux sociaux, référencement naturel ou payant… ET peut s’accompagner de communications locales via des journaux. Sans négliger le bouche-à-oreille traditionnel !

La déclaration d'activité 

Sésame de tout organisme de formation, le numéro de déclaration d'activité (NDA) est obligatoire pour exercer. Comment l'obtenir ? 

Êtes-vous concernés ? 

La déclaration d'activité concerne tous les prestataires de formation professionnelle quel que soit le statut : micro entreprise, entreprise individuelle, société...

Elle n'est toutefois nécessaire que pour la formation professionnelle continue (par exemple pour les salariés et demandeurs d'emploi). Elle ne concerne pas la formation initiale, comme les cours donnés à des étudiants, lycéens, soutien scolaire, etc.

À savoir. Les centres de formation d'apprentis (CFA) sont également soumis à la déclaration d'activité depuis la loi Avenir.

Quand faut-il le demander et à qui ?  

Vous devez effectuer votre déclaration d'activité dans les 3 mois suivant la signature de votre première convention ou contrat de formation. Il est donc normal d’effectuer votre première formation sans votre numéro d'activité. 

Cette demande est déposée auprès de la DREETS (ex-DIRECCTE) du lieu du siège social ou du principal établissement de l'entreprise. 

Vous pouvez retrouver les coordonnées de votre service régional de contrôle de la formation professionnelle sur le site du ministère du travail. 

Comment constituer le dossier ?

Le dossier est constitué d'un formulaire Cerfa (n°10782*05) accompagné de différentes pièces justificatives (art.R6351-5): 

  • Copie du justificatif d'attribution du numéro SIREN 
  • Bulletin n°3 du casier judiciaire du dirigeant (pour les sociétés) ou du déclarant (pour les personnes physiques). Vous pouvez en faire la demande sur le site dédié : casier-judiciaire.justice.gouv.fr.
  • Copie de la première convention ou contrat de formation professionnelle
  • Copie des statuts pour les sociétés qui dispensent des actions de formation par apprentissage (à l'exception des centres de formation d'apprentis d'entreprise)
  • Informations sur le contenu des actions, leur organisation, les moyens techniques et pédagogiques si ces informations ne figurent pas sur le contrat ou la convention professionnelle versée au dossier
  • Liste des personnes qui interviennent dans la réalisation de l'action de formation, avec mention de leurs titres et qualités et leur lien avec l'organisme de formation 
Quel délai de réponse par la DREETS ? 

Le préfet de Région délivre un récépissé avec un numéro d'enregistrement dans les 30 jours suivant le dépôt du dossier (art.R6351-6). Pendant ce laps de temps, votre organisme est réputé déclaré et vous pouvez exercer votre activité. 

N'oubliez pas d'inscrire ce numéro et son lieu de délivrance sur vos conventions ou contrats de formation.

Quels sont les motifs de refus éventuels ? 

La DREETS peut refuser votre enregistrement pour les motifs suivants :

  • Les enseignements dispensés pendant la première formation ne sont pas conformes aux dispositions légales de la formation professionnelle,
  • La convention ou le contrat de formation ne respectent pas les règles du code du travail,
  • Absence d'une pièce justificative.
Vous avez besoin d’aide pour cette démarche ?

Vous n’êtes pas seul ! Surtout avec notre équipe formation Hop3team. Et oui, nous sommes aussi un organisme de formation et pouvons vous accompagner à la création de votre propre activité de formation professionnelle.

Nous avons pour cela mis en place une formation adéquate et ultra complète…  Et comme nous sommes certifiés Qualiopi, cette formation ne pèsera même pas dans vos finances !

L'exonération de TVA

En tant qu'organisme de formation vous pouvez demander à être exonéré de TVA pour vos actions de formation. Pour cela, vous devez remplir le formulaire Cerfa n° 10219*08 / 3511-SD et l'envoyer à la DREETS. Cette dernière à 3 mois pour vous répondre. 

En cas d'exonération, pensez à indiquer la mention « exonéré de TVA selon l’art. 261 du CGI » sur vos factures. 

Certification Qualiopi

Pour que vos clients puissent bénéficier de financements publics et des fonds mutualisés vous devez être certifié Qualiopi à compter du 1er janvier 2022. D'ici là, le référencement Datadock est suffisant.

La certification Qualiopi est incontournable : elle permet à vos prestataires de bénéficier de financements, donc d'aides à la formation. Mais elle atteste par définition de " la qualité des processus mis en œuvre par les prestataires des formations" : cela annonce donc à vos clients que vous êtes en conformité avec les tous les critères qualité audités.

La préparation de l'audit Qualiopi prend du temps, pensez à l’anticiper et à le prévoir dès à présent dans votre agenda !

Vos obligations en tant qu'organisme de formation ou formateur indépendant

Votre activité de formateur ou votre entreprise de formation professionnelle est créée ? Félicitations ! De nouvelles opportunités s'offrent à vous, mais également de nouvelles obligations. Pas d’inquiétude, on vous explique tout !

Bilan pédagogique et financier 

Chaque année vous devez transmettre votre bilan pédagogique et financier : BPF à la DREETS.

Cette obligation concerne tous les prestataires de formation quel que soit le statut (formateur indépendant, société, etc.), y compris si la formation n'est pas votre activité principale.

Cette déclaration s’effectue en ligne sur la plateforme "mon activité formation", entre le 1er avril et le 31 mai.

À défaut de transmission, vous perdez votre numéro de déclaration d'activité. Il existe un super-logiciel de gestion de la formation professionnelle sur le marché qui permet d’éditer intégralement et en 4 secondes votre BPF complété… c’est YPK par Hop3team. On dit ça, on dit rien 😉 mais ça peut servir !

Une comptabilité aux petits oignons 

Il est bien sûr nécessaire de vous conformer aux règles comptables que votre statut impose. Elles seront différentes selon que vous exercez en SAS, SARL, EURL, micro entreprise, etc.

Soyez particulièrement vigilants si vous avez plusieurs activités différentes. Vos actions de formations doivent en effet être comptabilisées à part de vos autres activités. 

Informations et documents obligatoires à transmettre aux stagiaires 

La législation sur la formation professionnelle vous impose de transmettre un certain nombre d’informations et de documents contractuels à vos stagiaires, notamment : 

  • Règlement intérieur
  • Fiche formation conforme et programme détaillé
  • Modalités et délais d’accès
  • Modalités mobilisées et méthodes d'évaluation
  • Coordonnées du formateur
  • Tarifs, conditions et modalités de paiement
  • Accessibilité aux personnes handicapées
  • Attestation de fin de formation

Misez tout de suite pour le bon format...pensez à la digitalisation ! 

La tendance actuelle de la formation professionnelle est à la digitalisation. L'épidémie de COVID-19 a accéléré le processus en mettant l'accent sur les formations à distance, le digital learning et sur les outils numériques. Il est donc important d'inclure cette composante dès la création de votre organisme de formation ou de votre activité de formateur.

Mais de quoi s'agit-il exactement ?

Le principe de la digitalisation est d'inclure différentes innovations et technologies numériques dans votre entreprise afin d'en améliorer les performances, l’efficacité, la gestion…

Quelques exemples :

  • Utilisation de la messagerie instantanée dans vos formations à distance
  • Installation d'un chat bot sur votre site internet
  • Développer une application
  • Se positionner sur de nouveaux supports de communication (réseaux sociaux notamment)
  • Créer de nouveaux modes de formation en combinant présentiel, distance, travail en groupe à distance par des outils collaboratifs....
  • Se faciliter la vie en confiant son administratif ou certaines tâches à un logiciel spécifique

Comment faire ?

Le sujet de la digitalisation n'est pas forcément facile à aborder, surtout si le numérique n’est pas votre tasse de thé. Et les innovations vont très vite, pas toujours facile de suivre !  

YPK vous permet déjà de digitaliser vos tâches administratives. Pour le reste, vous pouvez également compter sur notre partenaire Bequa :

  • Accompagnement personnalisé et réponse à vos questions sur vos problématiques digitales
  • Aide pour créer vos formations à distance ou enrichir vos prestations existantes avec des outils de digital learning
  • Accompagnement dans votre certification Qualiopi
  • Etc.

Il y a toujours une solution pour que vous ne soyez pas seul face à vos problématiques !

En RESUME

La crise sanitaire n’a pas restreint l’envie des français de se former, bien au contraire. Le marché de la formation professionnelle est en pleine croissance. Aux formations classiques fréquemment utilisées en entreprise s’ajoute également une grande demande en reconversion professionnelle.

C’est l’occasion de mettre à profit vos compétences professionnelles pour devenir formateur indépendant ou créer votre organisme de formation. Outre les démarches nécessaires pour toute création d’entreprise, il vous faudra simplement demander un numéro de déclaration d’activité auprès de la DREETS. Et c’est parti !

Toutefois, n’oubliez pas que si le marché de la formation se porte bien, celui de la digitalisation aussi, porté par les confinements et restrictions sanitaires. Pensez à l’inclure dès votre création d’activité. Utiliser des outils numériques vous ouvre notamment de nouvelles possibilités pour former vos clients, améliorer votre communication, etc.

Et enfin, pour vous concentrer sur votre cœur de métier, vous pouvez confier à YPK la gestion administrative de votre nouvelle structure. Que demander de plus ? (à part un café avec George 😉 )