Faut-il avoir un numéro de déclaration d’activité (NDA) quand on est sous-traitant d’un OF ?

| Mis à jour le 27 avril 2021 à 9 h 40 min
Faut-il avoir un numéro de déclaration d’activité (NDA) quand on est sous-traitant d’un OF ?

Le numéro de déclaration d’activité, délivré par la DREETS (on vous rappelle : l’ancienne Direccte !) est nécessaire pour exercer une activité d’organisme de formation ou de formateur indépendant. Mais quand on est sous-traité par un OF, en direct ou via un organisme de portage, a-t-on besoin de ce NDA ?

Suite à de nombreux et riches échanges avec notre entourage professionnel, nous mettons à jour cet article au 27 avril 2021.

A quoi sert le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) ?

Vous voulez faire de la formation ? Organisme de formation comme formateur indépendant sont assujettis à deux obligations : le dépôt d’une déclaration initiale d’activité en préfecture et la transmission annuelle d’un bilan financier et pédagogique (le BPF).

Qu’est-ce que le NDA ?

Vous avez signé un premier contrat de formation ou une première convention de formation ? Alors vous devez dans les 3 mois qui suivent faire un dépôt de déclaration d’activité en préfecture. Dès son obtention (sous 30 jours maximum), vous recevrez le fameux NDA : numéro de déclaration d’activité.

Ce numéro de déclaration est un numéro d’enregistrement, en aucun cas un agrément, une habilitation ou une certification. Il doit ensuite apparaître au minimum sur les bons de commande, factures, contrats, conventions…

Une liste publique des organismes de formation est mise à jour régulièrement, regroupant toutes les structures de formation : OF, CFA, CFI… ainsi déclarés.

Qui est concerné par la déclaration d’activité ?

A partir du moment où vous facturez directement des formations professionnelles, vous devez avoir un NDA, si vous êtes :

  • Prestataire de formation
  • Personne physique ou morale qui forme des salariés, demandeurs d’emploi ou travailleurs indépendants dans le cadre de leur activité professionnelle (incluant bilans de compétences et VAE).

Vous n’êtes pas obligés de déclarer votre activité si vous êtes :

  • Prestataire de formation proposée à des particuliers dans leurs activités de loisirs
  • Entreprise réalisant en interne des formations pour son personnel, par ses propres moyens

Pour en savoir plus : le point servicepublic sur la DA des prestataires de formation. Et c’est là que le bât blesse : est-ce le formateur sous-traité ou le donneur d’ordre sous-traitant qui « forme » ?

Les différents statuts du formateur « sous-traitant »

Vous êtes une structure de formation, organisme ou centre, mais ne pouvez pas assurer la totalité de vos formations ? Vous avez donc sans doute pensé avoir recours à un prestataire extérieur en contrat de sous-traitance.

Qu’est-ce qu’un contrat de sous-traitance ?

Un contrat de sous-traitance lie 2 parties : un organisme de formation et un prestataire de formation ou un autre organisme de formation. Même s’il est libre, il devra comporter les mêmes mentions obligatoires qu’une convention de formation :

  • Intitulé, nature et durée de la formation
  • Modalités de déroulement et de sanction de la formation
  • Nombre d’apprenants
  • Prix de la formation et modalités de règlement de la prestation
  • Contributions financières

Dans tous les cas, c’est l’organisme de formation (le donneur d’ordre) qui est le prestataire final de la formation auprès de l’apprenant ou de l’entreprise et qui doit donc être déclaré comme tel auprès de la Dreets… avec un NDA !

Et c’est bien l’organisme sous-traitant qui est responsable de la réalisation et du suivi de la formation. Et qui doit satisfaire aux critères qualité, a minima. Et selon l’indicateur 27 Qualiopi : « Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel. »

Avec un consultant formateur indépendant

Un consultant formateur indépendant (CFI) exerce en tant que formateur, seul, à titre exclusif, en tant que prestataire de formation pour son activité propre, et éventuellement également en sous-traitance d’un organisme de formation. Puisqu’il est prestataire de formation professionnelle, il a donc l’obligation de déclarer son activité auprès de la Dreets. Il dispose donc d’un numéro de déclaration d’activité. Il effectue chaque année son BPF. Et il peut proposer si bon lui semble ses services en sous-traitance.

Il peut cependant être CFI exclusivement en sous-traitance. Et se poser la question de la déclaration d’activité.

Avec un formateur occasionnel ou en portage

Si le formateur occasionnel n’a pas le statut de travailleur indépendant de la formation professionnelle (CFI) ou dépend d’une société de portage, alors il ne s’agit plus d’un contrat de sous-traitance mais d’un contrat de travail ponctuel ou en intérim. Avec à la clé une rémunération sous forme de salaire, et une fiche de paie.

A noter qu’un formateur occasionnel ne peut dispenser plus de 30 jours civils de formation par année et par OF, sinon… il n’est plus « occasionnel » 😊

Alors : NDA obligatoire ou non pour les formateurs sous-traitants ?

Quel que soit le type de contrat passé entre le prestataire extérieur et l’organisme de formation, l’ordre de mission émane bel et bien de l’organisme de formation. C’est donc l’OF qui contractualisera la convention de formation, qui facturera le client final et qui est donc responsable de la qualité de la formation. C’est bien l’OF qui est soumis au NDA et au BPF annuel. Et c’est l’OF qui doit être certifié Datadock ou Qualiopi pour pouvoir travailler sur des formations financées par les OPCO.

Là-dessus aucune discussion, nous sommes tous d’accord. Mais qu’en est-il du formateur indépendant employé directement en sous-traitance par un organisme de formation ?

Pourquoi pourrait-on penser que le NDA est obligatoire ?

Pendant de nombreuses années, avant la réforme de la formation professionnelle, les articles du Code du travail sur la sous-traitance opérée par les OF n’était pas très clair sur l’obligation du sous-traité vis-à-vis de la déclaration d’activité.

Depuis, c’est en particulier la Direeccte – Dreets Ile-de-France dans son Guide à l’usage des organismes de formation professionnelle franciliens Chap 8 Sous-traitance qui a posé plus clairement les règles comme suit :

« Lorsqu’un organisme de formation ne peut pas assurer tout ou partie d’une formation, il peut conclure un contrat de sous-traitance avec un autre prestataire de formation. Ce contrat porte sur une formation clairement déterminée, dans son contenu comme dans sa durée.

Chaque partie au contrat en conserve un exemplaire, daté et signé. Le donneur d’ordre garde la responsabilité contractuelle de la formation dispensée par le sous-traitant. Le sous-traitant établit une facture et se fait payer, après réalisation de la prestation, sous forme d’honoraires.

Il a obligation de demander un numéro de déclaration d’activité. Il est immatriculé au registre du commerce et des sociétés avec un numéro SIRET. »

Si cela est applicable en Île-de-France, cela devrait donc l’être également partout en France. On retrouve d’ailleurs cet extrait dans le Guide des prestataires de formation en Nouvelle Aquitaine par exemple. Cependant, on ne retrouve pas d’article du Code du travail qui descende au niveau de la sous-traitance opérée par un organisme de formation lors d’une prestation.

Pourquoi pourrait-on penser que le NDA n’est pas obligatoire ?

Le client d’une formation professionnelle n’a toujours en face de lui qu’un interlocuteur « contractuel » : l’organisme de formation. Et c’est bien l’organisme de formation qui facture la prestation de développement des compétences des apprenants. Il est donc de la seule responsabilité de l’OF de s’assurer que ses sous-traitants éventuels ont les compétences requises pour pouvoir assurer une formation (conception, animation et/ou évaluation).

Sans mentionner directement la déclaration d’activité, certains organismes certificateurs pour Qualiopi s’avancent sur le nécessité ou non pour un sous-traitant d’être certifié ou non. Comme Certifopac par exemple dans sa FAQ Qualiopi

« Je suis sous-traitant d’un organisme de formation certifié Qualiopi. Dois-je être certifié ?

Si vous faites intervenir des sous-traitants pour animer des formations, ils n’ont pas l’obligation d’être eux-mêmes certifiés. Par-contre, l‘indicateur 27 est très clair. Vous avez l’obligation de vous assurer du respect de la conformité au référentiel. »

« Pas certifié », cela peut donc porter à confusion avec « pas déclaré » comme organisme de formation… Et puisque le donneur d’ordre a l’obligation d’être avant tout lui-même déclaré, le sous-traitant pourrait pensé qu’il en est exempté.

Alors : obligatoire ou non ce NDA pour un formateur sous-traitant ?

Après de nombreux échanges avec notre entourage professionnel, et l’analyse de notre veille, nous en venons tous à la conclusion que le texte de la Dreets IDF doit faire loi en ce qui concerne le NDA des formateurs sous-traitants sur l’ensemble du territoire français. À savoir qu’un formateur qui dispense une formation, en contrat direct ou en sous-traitance, a l’obligation de déclarer son activité de formation, et donc de détenir un numéro de déclaration d’activité.

Nous sommes conscients, pour être également un organisme de formation sans que ce soit notre activité principale, qu’être formateur ponctuel et devoir consacrer du temps à la déclaration à la Dreets puis à la certification Qualiopi n’est pas séduisant. Ni motivant sur le moment. Mais cela relève d’une obligation légale et indispensable pour pouvoir prétendre être formateur. C’est donc une condition sine qua non pour exercer en tant que prestataire de formation, même occasionnellement.

En résumé

Tout prestataire de formation doit être déclaré auprès de la Dreets et donc détenir un numéro de déclaration d’activité, à apposer à son contrat de formation, et/ou de sous-traitance.

Vous allez devenir formateur sous-traité par des OF : profitez de votre contrat de sous-traitance pour faire votre demande de NDA. Mentionnez sur votre contrat de sous-traitance le fait que votre déclaration d’activité est en cours auprès de la Préfecture de votre région.

Vous êtes un organisme de formation amené à travailler avec des formateurs en sous-traitance : assurez vous qu’ils possèdent un NDA, vous êtes responsables aux yeux de la loi de vos prestataires 😊

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Sur le même sujet : BPF 2021 : on s’y met ?