Réglementation de la formation, modèles types de documents à télécharger, décryptages réglementaires…
ce que vous recherchez, on l’a certainement ici !

Documents-types à télécharger

Attestation de formation particulier

Attestation de formation salarié

Contrat de formation

Convention de formation

Convocation formation

Emargement collectif journalier

Emargement collectif par action de formation

Fiche formation

Personnalisation de parcours

Règlement intérieur

Exemples de questionnaires-types

Diagnostique avant entrée en formation

Évaluation des acquis

Évaluation de la satisfaction à chaud

Éléments réglementaires

Les 21 points du DataDock

Même si on est au cœur d’une nouvelle réforme de la formation, on n’oublie pas que tout a commencé avec ces fameux indicateurs qualité du Datadock en 2017. Rien que 21 points répartis sous 6 critères thématiques pour que les organismes de formation (vous !) puissent prétendre à un catalogue de prestations couvertes par un financement par l’OPCO des clients apprenants. Avant de plonger dans les 32 points du COFRAC (certification Qualiopi) en 2022 (report de la date initiale du 1er janvier 2021 selon l’ordonnance 2020-387 du 01/04/2020 dans le contexte du COVID-19), petit rappel sur l’outil Datadock.

Datadock : 4 étapes pour être « datadocké »

Kesako : Datadock, c’est une base de données unique et mutualisée qui référence les organismes de formation, en conformité avec les critères de qualité du décret du 30 juin 2015. Cette base permet donc aux OPCO de vérifier la conformité des OF.

La démarche :

  1. Inscription sur le site datadock
  2. Réponse aux 21 questions réparties sous 6 critères (avec preuves téléchargées)
  3. Analyse du dossier par l’OPCA
  4. Si validation, inscription au référentiel : vous êtes (enfin) datadocké !

Les 21 points du Datadock

Pour s’inscrire dans le processus et obtenir le Saint Graal Datadock, les organismes de formation doivent donc répondre à 21 questions, en fournissant la preuve de leur affirmation. Pas facile facile tout ça !

Exhaustivement, voici les 6 critères et les 21 indicateurs nécessaires pour être datadocké (on est bien d’accord, tout ça va changer avec la nouvelle réforme de la formation !) :

Les 32 points de la certification Qualiopi

Après les 21 indicateurs qualité du Datadock, les organismes prestataires de formation vont devoir, à partir du 1er janvier 2022 (report de la date initiale du 1er janvier 2021 selon l’ordonnance 2020-387 du 01/04/2020 dans le contexte du COVID-19), être certifiés Qualiopi sur la base d’un référentiel national unique. Certifiés par un organisme lui-même accrédité par le COFRAC, organisme accréditeur agréé, ou par toute instance de labellisation reconnue par France Compétences. Ce nouveau référentiel unique comporte 7 critères pour 32 indicateurs d’appréciation.

Le rôle du COFRAC

Dans la nouvelle réforme de la formation professionnelle, les prestataires de formation pourront choisir librement l’organisme certificateur qui les certifiera Qualiopi. Ces organismes devront eux-mêmes être accrédités, d’où la notion de « double étage » d’accréditation : la certification des certificateurs est la principale mission du COFRAC.

Les grandes lignes du référentiel unique pour Qualiopi

L’essentiel du projet de référentiel national unique repose sur un tronc commun valable pour l’ensemble des prestataires de formation. A cette base s’ajoute des indicateurs spécifiques qui concernent essentiellement l’apprentissage et les formations certifiantes.

Les critères et indicateurs du référentiel qualité pour Qualiopi

7 critères pour 32 indicateurs, voilà le contenu du nouveau référentiel qualité national unique Qualiopi avec lequel tous les prestataires de formation vont devoir se familiariser à l’horizon 2022.

Autres certifications complémentaires

Avec la « loi Avenir Professionnel », la réforme en cours modifie l’accès pour les prestataires de formation aux référencement des financeurs : Datadock comme CNEFOP. A partir du 1er janvier 2022 (report de la date initiale du 1er janvier 2021 selon l’ordonnance 2020-387 du 01/04/2020 dans le contexte du COVID-19), le Datadock comme toutes les certifications de type CNEFOP vont disparaître au profit de la certification officielle Qualiopi basée sur le référentiel national qualité unique. Cela n’empêche cependant pas certaines filières de compléter cette certification essentielle de certifications spécifiques.

Une certification : pour quoi faire ?

La certification d’un organisme de formation atteste de la conformité de ses produits et/ou services avec les normes en vigueur dans le secteur concerné.

La certification qualité Qualiopi délivrée par les organismes accrédités par le Cofrac à l’horizon 2022  (report de la date initiale du 1er janvier 2021 selon l’ordonnance 2020-387 du 01/04/2020 dans le contexte du COVID-19) est la base indispensable pour toute structure de formation qui pourrait intervenir dans le cadre de financements publics. Sans cette certification, pas d’organisme de formation reconnu et répertorié par France Compétences.

D’autres certifications pourront cependant s’avérer nécessaires ou opportunes pour certains acteurs de la formation : sécurité, prévention des risques d’incendie, sécurité routière…

Quelles sont les autres certifications ?

Pour les formations annexes, d’autres certifications et normes seront à valider auprès d’organismes eux-mêmes formateurs et accrédités. Ces certifications une fois obtenues, valoriseront le dossier initial pour obtenir la certification qualité. Elles concernent la plupart du temps la santé et la sécurité au travail et sont dispensées par des organismes habilités (http://www.inrs.fr/services/formation/demultiplication.html).

Quelques exemples :

  • Formaprev : formation à la prévention des risques d’incendie
  • CACES : certificat à la conduite d’engins spécialisés de sécurité
  • CNFCE : formation SST (sauveteur secouriste au travail)

L’avenir du DataDock

Mis en place en 2017, la base de données Datadock référence près de 40 000 prestataires de la formation professionnelle conformes aux 6 critères et 21 indicateurs qualité. En période de réforme de la formation, le Datadock vit une période transitoire jusque fin 2021 avec un « acte II » en 2019.

Une disparition programmée du DATADOCK

Exigences plus élevées, recherche de pertinence : on ne parlera bientôt plus du référentiel Datadock et d’OPCA mais du nouveau référentiel national Cofrac, d’OPCO et de France compétences. Comme si le Datadock était la première étape d’une certification qualité globale et générale. Et que le Cofrac était donc l’étape suivante vers la nouvelle certification des organismes de formation mais aussi des certificateurs. En effet, jusqu’ici, il n’y avait pas de règles pour sécuriser le professionnalisme et l’indépendance des certificateurs.
On monte encore en qualité sans oublier les acquis du Datadock.

Qui, quoi, quand ?

Pour tout comprendre, il faut s’imaginer maintenant dans un système à 2 étages :

• Des prestataires de formation qui devront être certifiés : nouveaux CFA au 1 er janvier 2021 et CFA existants au 1 er janvier 2022. Cela comprend les prestataires de formation, de bilan de compétences, d’accompagnement et de validation des acquis de l’expérience et l’apprentissage. Ces prestataires seront libres de choisir leur organisme certificateur, d’où le second niveau.

• Des certificateurs qui devront être accrédités par le COFRAC, selon la norme ISO 17065. Et c’est donc sur un double niveau : référentiel qualité + norme d’accréditation que les certificateurs candidats pourront être accrédités.

Les différences entre DataDock et Qualiopi

REFERENTIEL NATIONAL UNIQUE QUALIOPI versus REFERENTIEL DATADOCK

Depuis 2014, tout organisme de formation voulant être référencé auprès des financeurs devrait être « datadocké » selon 6 critères prédéfinis pour 21 indicateurs. La loi « Avenir professionnel » imposera à partir du 1 er janvier 2022 (report de la date initiale du 1er janvier 2021 selon l’ordonnance 2020-387 du 01/04/2020 dans le contexte du COVID-19) 1 une nouvelle certification qualité obligatoire Qualiopi, reposant sur un référentiel national unique, comprenant lui 7 critères pour 32 indicateurs. On fait le point…

Du Datadock à Qualiopi

La différence majeure entre Datadock et le référentiel qualité est que Datadock était basé sur du déclaratif : à chaque prestataire de formation de trouver à répondre aux critères pour être datadocké. Le nouveau référentiel qualité national unique, quant à lui, est un système qualité avec des organismes certificateurs qui effectueront des audits, et un contrôle de la conformité dans le temps.

De nouveaux outils seront donc nécessaires pour se mettre en conformité d’une part afin d’obtenir la certification, et pour tenir d’autre part l’historique des preuves à apporter aux certificateurs au fil de l’eau. C’est pour faciliter tout ça qu’Hop3team est là !

Les nouveautés et différences

Côté critères : 6 critères Datadock contre 7 critères Qualiopi pour le « référentiel national de certification qualité des organismes de formation » (RNCQ)… on pourrait penser qu’un critère a été ajouté. Mais c’est un peu plus compliqué !

Le petit nouveau, c’est le critère « 6 » sur l’inscription du prestataire dans son environnement économique qui renforce la démarche qualité. Sachant que chacun des 6 autres critères est plus poussé pour définir plus précisément les points d’audits. Les 7 critères ont été définis par deux décrets n°2019-564 et 2019-565 parus au Journal Officiel du 8 juin 2019.

Côté indicateurs : parmi les 32 indicateurs, 10 sont spécifiques aux formations certifiantes, à l’apprentissage ou encore à l’AFEST ou la VAE. La majorité de ces indicateurs spécifiques ainsi que les indicateurs du critère « 6 » sont donc nouveaux.

Éligibilité CPF

Depuis le 1er janvier 2019, dans le cadre de la loi du 5 sept. 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, les conditions d’éligibilité des formations au Compte Personnel de Formation (CPF) ont évolué, tout comme la valorisation du CPF lui-même.

Alimentation du CPF pour les salariés

Le compte personnel de formation est un droit à la formation, acquis et mobilisable durant toute la vie professionnelle du salarié. Alimenté en heures de formation jusque fin 2018, il a été revalorisé en Euros depuis le 1er janvier 2019.

Concrètement : les droits acquis jusqu’en décembre 2018 en jours au titre de DIF et CPF ont été transformés en Euros sur la base de 15€/heure. Les nouveaux droits à compter du 1er janvier 2019 sont directement valorisés en euros à hauteur de 500€/an/personne avec un plafond au bout de 10 ans de 5000€/personne (hormis le cas particulier des travailleurs faiblement qualifiés et des travailleurs handicapés avec un droit de 800€/an plafonné à 8000€ au bout de 10 ans). Ces droits reviennent d’office à tout travailleur salarié à temps plein ou à mi-temps minimum ; ils sont sinon calculés au prorata du temps travaillé pour les contrats à temps partiel.

L’éligibilité des formations au CPF

Pour qu’une formation puisse être financée dans le cadre du CPF, il faut que celle-ci soit éligible, c’est-à-dire qualifiante et certifiante. Les certifications éligibles sont désormais consultables sur une liste unique mise à jour chaque semaine par la caisse des dépôts, et disponible sur le site www.moncompteactivité.gouv.fr ou l’appli mise en ligne en novembre 2019. Le salarié devra malgré tout vérifier que l’organisme de formation est référencé par le financeur dont il dépend.

Les actions de formations accessibles et éligibles comprennent :

  • Les certifications professionnelles enregistrées au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP)
  • Les attestations de validation de blocs de compétences
  • Les certifications et habilitations enregistrées au répertoire spécifique (RS, dont CléA)
  • Les actions de validation des acquis de l’expérience (VAE)
  • Les bilans de compétences
  • La préparation aux épreuves théoriques et pratiques des permis B et poids lourd
  • Les formations, actions d’accompagnement ou de conseil, pour les créateurs/repreneurs d’entreprises
  • Les actions de formation destinées à permettre aux bénévoles, volontaires en service civique, pompiers d’acquérir les compétences nécessaires à l’exercice de leurs missions (seuls les droits acquis au titre du compte d’engagement citoyen peuvent financer ces actions).

Au 1er janvier 2019, près de 12500 certifications éligibles au CPF constituaient cette liste.

Les niveaux RNCP

Répertoire National de la Certification Professionnelle, le RNCP répertorie plus de 9000 certifications professionnelles. Depuis le 1er janvier 2019, dans le cadre de la loi du 5 sept. 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, le RNCP comme le Répertoire spécifique sont sous la responsabilité de France Compétences.

Le nouveau cadre national des certifications professionnelles

Initialement établi et actualisé par la Commission nationale de la certification professionnelle (Cncp), le RNCP est depuis le 1er janvier 2019 établi et actualisé par l’institution nationale France Compétences.

Les demandes d’inscription au RNCP se font désormais exclusivement par le biais d’une téléprocédure en suivant les dispositions de l’arrêté du 4 janv. 2019. France Compétences examine les demandes selon une liste de critères définis par décret :

  • l’opportunité de la formation par rapport aux besoins de compétences dans le champ professionnel visé ;
  • les informations relatives à l’insertion professionnelle des étudiants pour a minima les 2 dernières promotions ;
  • la qualité du référentiel d’activités, du référentiel de compétences et du référentiel d’évaluation ; 
  • la prise en compte des contraintes légales et réglementaires liées à l’exercice du métier visé par le projet de certification professionnelle
  • la cohérence entre la compétence acquise et le niveau de qualification visé ;
  • la possibilité d’accéder au projet de certification professionnelle par la validation des acquis de l’expérience (VAE).

(source : http://www.cncp.gouv.fr/enregistrement-sur-demande)

Les nouveaux niveaux de qualification du RNCP

Les titres certifiés sont, depuis janvier 2019, classés par niveau de qualification et domaine d’activité. Le nouveau cadre national des certifications professionnelles, basé sur le décret n°2019-14 du 8 janvier 2019, définit ainsi huit niveaux de qualification. Il est complété de critères énoncés par l’arrêté du 8 janvier 2019.

  • L’échelle de classification du RNCP

A noter : l’ancienne échelle a été inversée afin de mieux correspondre aux certifications des autres états de l’Union Européenne.

  • Niveau 1 : maîtrise des savoirs de base
  • Niveau 2 : capacité à effectuer des activités simples à résoudre des problèmes courants à l’aide de règles et d’outils en mobilisant des savoir-faire professionnels dans un contexte structuré.
  • Niveau 3 : niveau CAP (ancien niveau V)
  • Niveau 4 : Bac (ancien niveau IV)
  • Niveau 5 : Bac+2 (ancien niveau III)
  • Niveau 6 : Licence (ancien niveau II)
  • Niveau 7 : Master (sur la base de l’ancien niveau I)
  • Niveau 8 : Doctorat
  • Les critères d’évaluation

Les critères d’évaluation des certifications permettent de jauger :

  • Les savoirs : degré de complexité des savoirs associés à l’exercice de l’activité professionnelle
  • Les savoir-faire : degré complexité et technicité des savoir-faire dans le processus de travail
  • La responsabilité et l’autonomie : niveau exigé au sein de l’organisation du travail

Obtenir la certification qualité

Au 1er janvier 2022 (report de la date initiale du 1er janvier 2021 selon l’ordonnance 2020-387 du 01/04/2020 dans le contexte du COVID-19), l’ensemble des prestataires de formation (y compris les nouveaux CFA) devront être certifiés Qualiopi par un organisme accrédité par la Cofrac, selon le nouveau référentiel qualité national. Alors pourquoi être certifié ? Comment obtenir le saint graal de la formation ? Focus sur les modalités d’obtention de la certification qualité – réforme 2019.

Qui est concerné par la réforme qualité de la formation ?

Pour résumer : tous les prestataires de formation qui concourent au développement des compétences sont concernés par la certification qualité de la Loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018. C’est-à-dire : les prestataires de formation, de bilan de compétences, d’accompagnement et de validation des acquis d’expérience et de formation par apprentissage qui disposent d’un numéro d’enregistrement de déclaration d’activité (art. L. 6351-1).

La certification qualité devient une obligation au 1er janvier 2022 (report de la date initiale du 1er janvier 2021 selon l’ordonnance 2020-387 du 01/04/2020 dans le contexte du COVID-19), dès lors que le prestataire ou l’organisme veut intervenir dans le cadre de financements publics ou mutualisés (art. 6316-1). Cela semble loin, mais autant vous y préparer en amont !

Les modalités de la certification qualité « pour tous »

Pour obtenir la certification qualité Qualiopi, la première étape est de choisir un organisme certificateur accrédité par la Cofrac.

Pour compléter les 2 décrets de la nouvelle réforme, un arrêté datant du 6 juin 2019 fixe les modalités des audits qui devront être réalisés par ces organismes certificateurs :

  • Un audit initial : (pour obtenir ou non la certification)

Entretien de collecte d’informations normées et préparées en amont sous forme de dossier. Le périmètre de l’audit ainsi que les indicateurs du référentiel concernés sont communiqués par l’organisme certificateur au moins 30 jours avant l’audit.

NB : 5 non-conformités mineures constituent une non-conformité majeure. Toute non-conformité majeure bloque l’obtention de la certification. En cas de refus, il faudra attendre minimum 3 mois avant de pouvoir déposer une nouvelle demande de certification qualité.

  • Un audit de surveillance : (contrôle après certification)

Entre 14 et 22 mois après la date d’obtention de la certification. Ce nouvel audit permet de faire le point sur l’évolution de chacun des critères initiaux et de vérifier que le référentiel en vigueur est toujours appliqué.

  • Un audit de renouvellement : (avant la date d’échéance du certificat)

Le cycle complet de certification dure 3 ans : avant la fin de la troisième année qui suit la date d’obtention de la certification, un audit de renouvellement sera effectué. Il donnera lieu à un nouveau certificat qui ouvrira alors un nouveau cycle. Et bis repetita !

RNCP et titres certifiés

Le RCNP est le Répertoire National de la Certification Professionnelle, qui permet de répertorier (comme son nom l’indique !) tous les titres à finalité professionnelle sur le territoire français. Des titres certifiés jusqu’au 31/12/2018 par la CNCP (Commission Nationale de la Certification Professionnelle) puis par France Compétences depuis le 1er janvier 2019 selon les dispositions de la loi du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel. Focus…

A quoi sert le RNCP ?

Le RNCP contient les fiches descriptives de chaque certification professionnelle validée par France Compétences et reconnue sur l’ensemble du territoire français : diplômes, titres à finalité professionnelle, certificats de qualification. Ce répertoire national est mis à jour régulièrement et à disposition de tous, particuliers comme entreprises, sur internet. Le RNCP contient fin 2018 plus de 9000 titres et diplômes et ne cesse de s’enrichir.

Les objectifs du RNCP : faciliter l’accès à l’emploi, améliorer la gestion des ressources humaines ainsi que la mobilité professionnelle. Les titres certifiés (sauf exception mentionnée par texte législatif) sont ainsi ouverts à la Validation des acquis de l’expérience (VAE).

Les formations inscrites au RNCP, donnant lieu à des « Titres certifiés », sont reconnues sur le marché national du travail : le RNCP est donc gage de validité et de pertinence pour tout organisme de formation !

Qu’est-ce qu’un titre certifié ?

Un titre certifié de niveaux reconnus par l’Etat « permet à son titulaire de certifier les compétences, aptitudes et connaissances nécessaires à l’exercice d’un métier ou d’une activité correspondant à un domaine professionnel. » (définition du site Cncp).

Le titre certifié classé au RNCP atteste que la formation dispensée par l’organisme ou la structure de formation apporte les compétences professionnelles spécifiques requises, reconnues sur le marché national. Les titres certifiés (ou certifications professionnelles) sont, depuis janvier 2019, classés par niveau de qualification et domaine d’activité. Le nouveau cadre national des certifications professionnelles, basé sur le décret n°2019-14 du 8 janvier 2019, définit ainsi huit niveaux de qualification (classés dans l’ordre inverse de l’ancien classement). Il est complété de critères énoncés par l’arrêté du 8 janvier 2019.