Checklist des documents incontournables pour la formation professionnelle

| Mis à jour le 5 juillet 2021 à 11 h 54 min
Checklist des documents incontournables pour la formation professionnelle

Et si on parlait paperasse ? Pas très glamour comme sujet, mais au combien important et indispensable pour les organismes de formations et formateurs indépendants. Convention de formation, programme, règlement intérieur, convocation, tests d’évaluation, etc. Pour ne pas se perdre dans les nombreux documents nécessaires à votre activité, on vous a préparé une check-list complète !  Et en tant qu’organisme de formation, Hop3team connait bien le sujet. Alors, suivez le guide !

PS : suivez les liens pour retrouver plus de détails et certains docs types à télécharger ;) Ou découvrez YPK, le logiciel qui automatise tous ces docs tout seul comme un grand !

Les documents administratifs AVANT la formation

Programme de formation 

Ce document obligatoire détaille : 

  • Les caractéristiques de la formation (pré-requis, modalités, public, format, méthodes pédagogiques…)
  • Le programme détaillé de la formation = contenu pédagogique

Vos clients potentiels vont se baser sur ce programme de formation pour acheter ou non votre formation. Les organismes financeurs vont également l'examiner avec attention avant toute prise en charge financière. C'est donc un document à chouchouter ! 

Devis ou bon de commande

Obligatoire pour toute prestation au-dessus de 1500 euros et régulièrement utilisé en formation professionnelle, il est vivement recommandé dans les autres cas. Le devis vous permet de détailler précisément le contenu et le coût de votre offre à votre prospect. Ce dernier est ensuite libre de l'accepter ou de le refuser.

Comme pour les factures, le devis doit comporter des mentions obligatoires, par exemple : 

  • Date et durée de validité du devis 
  • Identification de l'entreprise et du client (adresse, raison sociale, forme juridique, numéro RCS ou RM...)
  • Date et durée estimée des prestations 
  • Description et prix des prestations (HT, TVA et TTC)
  • etc.

Contrat de formation 

Ce document contractuel est obligatoire pour toute formation dispensée à une personne physique, à titre individuel et à ses frais (c.trav.art.L6353-3). Il doit être conclu avant l'inscription du stagiaire et le règlement de la formation pour officialiser les relations entre un organisme de formation et un client. Il cadre la prestation et en définit les conditions de déroulement.

Le contrat de formation prévoit notamment :

  • L'objet, la nature et la durée de la formation
  • Le programme de formation 
  • Le prix et les modalités de règlement
  • Les moyens pédagogiques et techniques
  • Les modalités de mise en œuvre, de suivi, de déroulement, d'évaluation 
  • Les règles à appliquer en cas de litige

Convention de formation professionnelle

La convention officialise les relations entre un OF et son client. Vous devez établir cette convention si votre client est une entreprise ou toute autre personne morale, avec un numéro SIREN (art.L6353-1 et D6353-1).

La convention de formation professionnelle contient :

  • Les infos sur le prestataire et le client bénéficiaire
  • Les infos sur la prestation
  • L’effectif et l’engagement des participants Le prix et les modalités de règlement
  • Les règles à appliquer en cas de litige

Contrat de sous-traitance formation 

Vous faites appel à un formateur externe à votre OF ? Vous sous-traitez une prestation à un autre OF ? Alors ce contrat est pour vous !  Il est nécessaire pour sécuriser la relation commerciale entre l'organisme de formation et le prestataire et éviter tout litige ultérieur. 

Le contrat de sous-traitance précise : 

  • La nature, l’objet et la durée du contrat
  • Les obligations des parties (sous-traitant et donneur d’ordre)
  • Les modalités financières 
  • Des dispositions diverses, selon les besoins 

Test de positionnement avant entrée en formation / diagnostic 

Vous pouvez proposer ce test à vos stagiaires en amont de la formation. L'objectif ? mieux les connaitre, vous assurer que votre formation correspond bien à leurs besoins comme à leurs attentes, adapter votre formation si nécessaire et en optimiser la mise en œuvre opérationnelle.  

Règlement intérieur 

Tout organisme de formation doit établir un règlement intérieur applicable à ses stagiaires et apprentis. C'est une obligation légale. 

Ce document détaille, entre autres, les mesures applicables en matière de santé et de sécurité dans l'établissement, de discipline...Il doit être envoyé à chaque stagiaire, en amont des formations. 

Fiche entretien nouveau formateur  

Dans le cadre de Qualiopi, l'OF doit prouver les compétences de ses formateurs, et notamment qu'elles sont adaptées à la formation dispensée.

Pour cela, cette fiche d'entretien vous sera très utile pour recruter ou positionner un de vos formateurs sur un nouveau programme : compétences, expérience, statut...

Personnalisation du parcours de formation

Une formation qui correspond étroitement aux besoins de vos stagiaires, c'est quand même mieux, non ? Si votre fonctionnement et la formation choisie le permet, vous pouvez adapter ou individualiser votre formation selon les besoins de votre stagiaire en vous reportant à ce document d’analyse des besoins du bénéficiaire. Une vraie valeur ajoutée pour votre activité !

Convocation en formation

Elle n'est pas obligatoire, mais dans les faits, difficile de s'en passer ! La convocation de formation récapitule toutes les infos nécessaires dont vos stagiaires ont besoin pour participer à votre formation : date, horaire, lieu, plan d'accès, coordonnées du formateur, etc.

Et PENDANT la formation ? 

L'émargement 

Pour chaque demi-journée de formation, une feuille d’émargement doit être signée à la fois par le formateur et par chaque stagiaire.  Cet émargement, individuel ou collectif, est obligatoire, quel que soit le mode de formation (présentiel, à distance...). Il permet de suivre et de contrôler l’assiduité, les retards et les absences.

La feuille de présence constitue la preuve juridique de la réalisation de l’action de formation. Il s’agit d’une obligation légale prévue par le Code du Travail qui s’applique à tous les OF.

Test évaluation des acquis  

Cette évaluation des compétences  permet de vérifier l’atteinte des objectifs fixés par la formation, pendant la formation et/ou juste à la fin. Elle permet de vérifier que vos apprenants ont bien compris et acquis les compétences souhaitées. A chaud, elle est indispensable pour adapter si besoin vos contenus, votre pédagogie, etc.

Et encore quelques documents APRES la formation 

Attestation de fin de formation 

Individualisée et remise à chaque stagiaire à la fin de la formation, elle atteste du suivi de la formation et de l'acquisition des compétences. L'attestation de formation est donc très importante et bien que facultative depuis la réforme de 2019, elle reste (très) vivement conseillée. Chez Hop3team, nous continuons à la recommander care elle constitue un moyen de répondre à l’obligation pour les OF d’évaluer les acquis.

L’attestation de formation est à remettre au stagiaire à l’issue de toute action de formation professionnelle quelle que soit sa durée. Bien plus qu’une simple attestation d’assiduité, ce document valide l’acquisition de réelles connaissances par le stagiaire.

Certificat de réalisation

Vous devez établir ce certificat après chaque action de formation. Il permet notamment aux OPCO de contrôler l’exécution des différentes actions de formation qu'ils financent. Le certificat de réalisation reprend le nom du participant, l’intitulé de la formation suivie, les dates, etc.

Facture

Indispensable, bien sûr ! Vérifiez que votre facture comporte toutes les mentions obligatoires, notamment : date, numérotation, identification de votre OF et de votre client, date et descriptif de la prestation, prix HT et TTC, TVA, etc.

Enquête de satisfaction stagiaire 

Déjà fréquemment utilisée, elle est devenue d'autant plus indispensable avec Qualiopi. L’enquête de satisfaction stagiaires permet d'améliorer la qualité de vos formations et vos compétences de formateur !

En résumé

Être organisme de formation ou formateur indépendant, c'est également manier au quotidien ces nombreux documents, presque tous obligatoires ou vivement conseillés. Mais cela devient vite chronophage...Et la certification Qualiopi n'a pas arrangé les choses !

Heureusement, des solutions existent pour vous décharger de cette paperasse et vous concentrer sur votre cœur de métier. Pour gagner du temps, et éviter de saisir 100 fois les mêmes infos, on a imaginé pour vous (parce que nous aussi on est formateurs) : YPQ, notre logiciel qui gère votre administratif tout seul comme un grand. Le rêve, non ? La démo, c'est par ici ! Imaginez : vous choisissez un créneau pour une démo demain… après-demain, vous dites bye-bye à la paperasse !! Si, si, c’est possible 😊

Vous hésitez encore ? Testez le pendant 15 jours : il est tellement adorable que vous ne pourrez plus le quitter !