QUALIOPI : la qualité des Organismes de Formation à l’horizon 2022

| Mis à jour le 17 September 2020 à 17 h 06 min
QUALIOPI : la qualité des Organismes de Formation à l’horizon 2022

Qualiopi, ou l’histoire d’une fameuse certification qui atteste de la qualité d’un prestataire d’actions de formation, permet la prise en charge des formations par les Opco, et l’inscription au CPF… autant dire le Saint Graal des organismes de formation. Dans l’actu des derniers mois, dans le cadre de la loi d’urgence sanitaire pour faire face au Covid-19, on apprenait le report de l’entrée en vigueur de Qualiopi au 1er janvier 2022 au lieu de 2021 : grand ouf ou petite joie ? On refait le point ici sur cette certification qualité qui va chasser Datadock et nous donner à tous du fil à retordre.

Petit check-up sur la certification qualité « Qualiopi »

En Novembre 2019, on apprenait le nom de la nouvelle « marque » déposée par le Ministère du Travail pour la certification qualité qui allait détrôner Datadock : Qualiopi. Une marque oui, mais aussi et surtout une obligation légale à partir du 1er janvier 2022 pour la majorité des OF. Qu’est-ce que Qualiopi, comment prétendre à cette nouvelle certification qualité ? On vous explique…

Qualiopi, c’est quoi exactement ?

Piqûre de rappel : pour tous les organismes de formation qui ont déjà de la bouteille, Datadock est sur toutes les lèvres. Datadock est un référentiel qualité basé sur du déclaratif, défini selon 6 critères et 21 indicateurs. Jusqu’ici, ce référentiel était l’unique obligation qui faisait référence chez les OF … et fait encore référence aujourd’hui pour tous les nouveaux prestataires de formation qui veulent se lancer, dans l’attente de la certification Qualiopi.

En effet, on est tous d’accord sur le fait que le déclaratif va plus vite qu’un audit en bonne et due forme. Parce que oui, pour obtenir la certification qualité Qualiopi, il faut passer par un auditeur externe qui évaluera lui 7 critères et 32 indicateurs (22 obligatoires et 10 optionnels).

Retrouvez ici notre article dédié Datadock versus Qualiopi.

Un audit plutôt que du déclaratif, ça change la donne

Si vous êtes prestataire d’actions pour le développement des compétences et souhaitez bénéficier de fonds publics ou mutualisés, vous devrez au 1er janvier 2022 justifier de la certification Qualiopi. Vous avez donc plus d’un an pour décrocher la Saint Graal de tout organisme de formation, en commençant par la recherche d’un organisme certificateur.

Et oui, contrairement à Datadock qui reposait du déclaratif, Qualiopi repose sur un audit effectué par une structure ayant droit, dont la liste a évolué au cours de l'année 2020 pour proposer aujourd'hui 24 organismes habilités.

Etape numéro 1 donc, sur la route de Qualiopi : trouver un organisme certificateur !

Pour ça, le Ministère du Travail met à votre disposition une liste complète et régulièrement mise à jour ici des organismes certificateurs validés par le Cofrac. Il vous faudra, une fois trouvé, signer un contrat d’audit avec cet organisme certificateur vous assurant du suivi de l’audit jusqu’à validation pour obtenir la certification Qualiopi.

Sur la route de Qualiopi, horizon 2022

Vous l’aurez compris, qui dit organisme certificateur et audit, dit mise en marche d’un système de management de la qualité pour votre organisme de formation. On vous détaille ici les différentes étapes de la certification Qualiopi, pour vous aider dans l’organisation de vos prochains mois !

Les différents audits Qualiopi

Pour obtenir et surtout conserver le certificat Qualiopi, trois étapes :

  • Un audit initial qui se base sur un référentiel de 7 critères, 32 indicateurs (détail à retrouver ici).
  • Un audit intermédiaire de suivi
  • Un audit de renouvellement.

On vous explique en détails les différentes démarches :

  1. Préparer l’audit en réunissant pour chacun des critères les pièces justificatives nécessaires. Si l’un ou plusieurs critères ne sont pas remplis, votre auditeur vous en informera et vous devrez alors soumettre un plan d’actions pour lever ces non-conformités. C’est le moment d’entamer ou de conforter votre transformation digitale et de vous assurer que toutes vos informations sont conformes et regroupées au même endroit pour une recherche facile.
  2. Lancer votre audit initial, qui se déroule généralement en vos locaux, et qui validera (ou non) votre conformité aux nouvelles exigences qualité en matière de formation. Cet audit donnera lieu à la certification qualité Qualiopi, valable pour une durée de 3 ans (ou 4 ans pour ceux qui l’obtiendront en 2020).
  3. Dans les 3 ans qui suivent, vous devrez vous soumettre à un audit de suivi intermédiaire : la mise en place d’une organisation d’amélioration continue est donc primordiale pour pouvoir démontrer la démarche qualité de votre structure dans le temps. Cet audit se fait à distance.
  4. Avant l’échéance du certificat de 3 ans aura lieu un audit de renouvellement. Car oui, contrairement à Datadock, le certificat Qualiopi a une durée de vie limitée et il vous faudra tous les 3 ans à nouveau prouver que votre structure remplit l’intégralité des critères qualité de Qualiopi.

Les non-conformités mineures et majeures

Lors de l’audit initial comme de l’audit de renouvellement (jusqu’à nouvel ordre), la certification Qualiopi ne pourra être délivrée s’il reste une non-conformité dite majeure non levée. C’est l’organisme certificateur qui mettra en exergue une telle non-conformité.

Attention également, l’existence d’au moins cinq non-conformités mineures non levées à la prise de décision de certification constitue une non- conformité majeure. Et donc un blocage pour la certification.

Vous l’aurez compris, pour arriver à la certification suite à l’audit initial, cela peut prendre déjà pas mal de temps. C’est pour cette raison d’ailleurs que l’on conseille aux nouveaux arrivants sur notre formidable marché de la formation de commencer par être datadocké pour se lancer au plus vite dans le cœur du métier, puis d’entamer la démarche en parallèle pour obtenir le certificat Qualiopi.

Et si vous possédez déjà un label ou certificat qualité…

Si vous êtes déjà Datadocké, ou disposez déjà de labels ou certificats CNEFOP, alors les conditions d’audit Qualiopi sont simplifiées, comme le précise l’article 10 du décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences :

« Tout organisme disposant d’une certification ou d’une labellisation obtenue conformément à l’article R. 6316-3 dans sa rédaction en vigueur à la date du 31 décembre 2018 et active au moment de sa demande de certification est autorisé à demander que l’audit initial soit réalisé selon les conditions de durées aménagées ci-dessous. L’audit ne concerne alors que certains indicateurs précisés sur le site du ministre chargé de la formation professionnelle. L’organisme certificateur s’assure que le certificat de l’organisme est actif au moment de sa demande de certification. »

En résumé

Il n’est jamais trop tôt pour entamer votre démarche qualité vers la certification Qualiopi. Si l’échéance a été reculée au 1er janvier, c’est justement pour éviter le goulot d’étranglement et permettre à chacun, sereinement, de préparer son audit initial après avoir choisi un organisme certificateur.

Il n’est jamais trop tôt non plus pour entamer une profonde transformation digitale de votre structure et devenir ainsi pérenne sur chacun des critères qualité Qualiopi… car le certificat a une durée de vie de 3 ans, et ne sera renouvelé que si tous les critères sont encore remplis après ces 3 années.  Pour cela… et bien on est là avec notre logiciel de gestion de la formation YPK. On en parle ensemble ?