Faut-il prendre un logiciel de gestion quand on démarre en formation professionnelle ?

| Mis à jour le 27 janvier 2022 à 15 h 53 min
Faut-il prendre un logiciel de gestion quand on démarre en formation professionnelle ?

En début d’activité, on a souvent tendance à vouloir limiter les dépenses. Mais c’est aussi à ce moment qu’on a besoin d’être accompagné, de partir sur de bonnes bases, de ne pas perdre de temps inutilement… bref, d’être rapidement opérationnel et efficace pour pouvoir FORMER. Certaines dépenses sont donc plutôt des investissements nécessaires et vite rentabilisés.

 Qu’en est-il des logiciels de gestion ? Sont-ils indispensables quand on démarre en formation professionnelle en tant que formateur indépendant ou organisme de formation ? Quels avantages ? On fait le point.

Créer son OF ou devenir formateur : comment on fait déjà ?

Pour exercer une activité de formateur en toute légalité, vous avez besoin d’un numéro de déclaration d’activité (NDA).

Pour l’obtenir, il faut déclarer votre activité auprès de la DREETS dans les 3 mois suivant la signature de votre première convention ou contrat de formation. Concrètement, le dossier est constitué d’un formulaire cerfa (n°10782*05) et de pièces justificatives. Votre numéro de déclaration d’activité vous est transmis dans les 30 jours suivant le dépôt du dossier.

Le NDA est lié à votre numéro SIREN. En cas de changement de statut juridique, vous devrez donc demander un nouveau numéro d’activité.

Une fois enregistré, vous voilà officiellement formateur ou organisme de formation, félicitations ! Attention toutefois aux obligations légales qui en découlent : documents obligatoires, bilan pédagogique et financier

Bon à savoir. En tant que formateur vous pouvez demander une exonération de TVA.

Mutation digitale de la formation professionnelle : un incontournable de 2022

Aujourd’hui, il est difficile de créer une activité de formation pérenne sans penser « digitalisation » dès le départ. Bien plus qu’un simple effet de mode c’est une vraie nécessité.

Pourquoi la transformation digitale c’est important ?

N’est pas start-up qui veut, mais chez Hop3team, côté digitalisation, on en connaît un petit rayon (grand même, mais ça, on vous laisse le découvrir !). On vous livre ici un florilège non exhaustif des avantages de la digitalisation :

  • Amélioration de votre productivité, de la satisfaction et de la fidélisation client
  • Adaptation ou personnalisation de vos offres à vos clients
  • Pas de contraintes géographiques
  • Créations et innovations : nouvelles modalités pédagogiques, formations sur les métiers de demain….
  • Respect de la règlementation plus facile (rappels, génération automatique de documents, etc.)
  • Adaptation aux imprévus. Savez-vous que les entreprises avancées dans la digitalisation ont mieux résisté à la crise du covid-19 que les autres ?

Vous l’aurez vite compris, la digitalisation, il faut s’y coller rapidement !

Concrètement, comment digitaliser son activité en formation professionnelle ? 

Pour intégrer le digital dans votre activité dès sa création, voici quelques pistes.

  • Création d’un site web responsive et fluide intégrant, si besoin, un module de e-commerce ou un paiement en ligne
  • Utilisation des réseaux sociaux. À choisir selon votre cible (inutile de vous disperser)
  • Utilisation d’outils de communication numériques : messageries instantanées, plateformes de visioconférences, intranet…
  • Automatisation de votre gestion et de votre activité professionnelle grâce à des logiciels dédiés.

Pour nous, la première étape incontournable est d’investir dans un logiciel de gestion administrative spécialement conçu pour la formation professionnelle.

Et pour les autres aspects de la digitalisation (accompagnement digital, digitalisation de vos formations, Qualiopi…) notre partenaire Bequa est là pour vous aider ! 

Bien sûr on n’évoque pas ici toute la digitalisation de vos formations en elles-mêmes qui est la seconde étape incontournable aujourd’hui.

Avantages d’un logiciel de gestion pour lancer votre activité (et la développer) 

Un logiciel de gestion est simple à mettre en place et d’une aide (très) précieuse pour votre activité. Ce serait dommage de s’en priver !

Automatisation de votre gestion administrative

L’objectif est d’automatiser le maximum de tâches administratives pour gagner du temps et vous concentrer sur votre métier : former !

Ainsi, un logiciel de gestion vous permet notamment de :

  • Faire votre suivi administratif
  • Gérer vos intervenants (plannings…) et vos apprenants (CRM)
  • Piloter vos sessions de formation de A à Z : de la commercialisation à la facturation
  • Concevoir facilement vos parcours de formation
  • Éditer les documents obligatoires, comme le bilan pédagogique et financier

Sans oublier qu’il facilite et accélère votre certification qualiopi : structuration de votre offre de formation, classement et archivage des documents… Top, non ?

Sécuriser juridiquement votre activité  

Ne pas se prendre la tête avec des questions juridiques ou règlementaires, c’est confortable, non ? Alors on se déleste d’une partie de sa charge mentale et on laisse le logiciel de gestion sécuriser son activité.

  • Sécurisation des données selon les normes RGPD (données personnelles des clients, prospects, collaborateurs, données financières…)
  • Signature électronique conforme. Impossible de concevoir une digitalisation sans utiliser la signature électronique. C’est parfait pour gérer plus facilement vos documents (les feuilles de présence signées numériquement c’est la vie) !
  • Conformité de votre facturation. L’utilisation d’un logiciel de gestion vous garantit des factures conformes à la règlementation.

Et si vous choisissiez YPK pour démarrer sereinement ?

De l’administratif qui se fait tout seul (ou presque), vous en rêviez ? Hop3team l’a fait ! YPK vous permet de digitaliser vos tâches administratives et de gagner beaucoup de temps ! Et comme chez Hop3team, on est également formateur, on sait de quoi on parle !

On vous présente cette pépite ?

  • 27 fonctionnalités pour dématérialiser, optimiser et sécuriser vos flux administratifs. Et vous savez quoi ? vous pouvez même éditer le cerfa de votre bilan pédagogique et financier en quelques secondes ! Pas mal, non ?
  • Accompagnement humain. La digitalisation, ce n’est pas toujours simple. Chez Hop3team, de vraies personnes vous accompagnent et répondent à vos questions (et non un robot, même si on aime le digital). Nos équipes sont des professionnels de la formation et connaissent parfaitement vos besoins.
  • Outil sécurisé et sécurisant : gestion électronique des documents (GED) pour centraliser et sécuriser vos documents, signatures électroniques certifiées par SoWeSign…
  • Utilisation sans contrainte en mode Saas : le logiciel est accessible sur n’importe quel appareil, il suffit d’une connexion internet.
  • Services pensés pour les formateurs : nous vous proposons notamment un service de veille concurrentielle avec notre partenaire veille-formation.fr. Le must pour valider votre critère 6 Qualiopi ! 

En résumé

Le logiciel de gestion est une brique indispensable pour digitaliser votre activité (digitalisation qui est, on ne le répètera jamais assez, l’avenir de la formation professionnelle) et un outil de choix pour simplifier et sécuriser la gestion de votre activité. Automatisation, rappels, édition de documents, services innovants…Un logiciel performant comme YPK vous permet d’avoir l’esprit tranquille et de vous concentrer sur vos formations et vos clients. On vous le présente en one-to-one ? Et si vous souhaitez le tester, c’est possible aussi !