L’utilisation de la signature électronique dans la formation professionnelle a explosé pendant la crise sanitaire. Rien d’étonnant. Parfaitement en phase avec la tendance actuelle de la digitalisation, elle permet également la poursuite de l’activité économique en limitant les contacts physiques. Un outil parfaitement « covid-friendly » donc !
Mais concrètement, cette signature électronique « dématérialisée » a-t-elle vraiment la même valeur juridique qu’une signature manuscrite ? Pourquoi la mettre en place en tant que formateur, et à quoi faut-il faire attention ?
Valeur juridique de la signature électronique, comment ça marche ?
La signature électronique a la même valeur légale qu'une signature manuscrite… sous certaines conditions !
Caractéristiques générales de la signature électronique
Pour avoir une force probante, une signature électronique doit être :
- Authentique : l’identité du signataire est vérifiée
- Infalsifiable : le signataire ne peut pas se faire passer pour quelqu'un d'autre
- Irrévocable : le signataire ne peut pas revenir sur sa signature et la modifier
- Inaltérable : le document ne peut plus être modifié une fois signé
- Non réutilisable : la signature ne peut pas être utilisée pour un autre document
Signature électronique et numérique, c'est la même chose ?
Et bien...non ! Le terme de « signature numérique » renvoie plutôt à l’idée d’une signature manuscrite, scannée puis insérée dans un document de type word ou pdf. Sa valeur juridique est très limitée étant donné, essentiellement, l’impossibilité de tracer les étapes en amont de son ajout sur un document.
Différents niveaux de sécurité : une force juridique variable
Depuis 2016, l'Union Européenne s'est dotée d'un cadre légal commun sur la signature électronique, le règlement eIDAS.
Ce dernier définit 3 niveaux de sécurité différents. Les deux derniers font intervenir un tiers de confiance (prestataire de certification) et sont donc les plus fiables.
- Standard (niveau 1). Il s'agit de la « signature numérique » décrite précédemment : scan d'une signature manuscrite, par exemple. Sa valeur probante est limitée et nous ne la conseillons pas pour vos documents juridiques obligatoires.
- Avancé (niveau 2). L'identité du signataire est vérifiée grâce à une pièce d'identité transmise au prestataire de certification. Il reçoit ensuite une clé numérique privée pour procéder aux signatures.
- Qualifié (niveau 3). Cette signature a la plus grande force juridique. L'identité du signataire est vérifiée en personne avant la signature du document. Elle nécessite également un certificat numérique spécifique acheté auprès d'un tiers de confiance certifié.
Les enjeux de la signature électronique pour votre activité de formation
Intégrer la signature électronique à vos formations peut vous rendre bien des services dans la validation de vos documents obligatoires. Attention toutefois à bien choisir votre prestataire « certifiant ».
Avantages d'intégrer la signature électronique à votre activité
La signature électronique vous permet de gagner du temps dans vos tâches administratives, de remplir vos obligations légales, tout cela sans contact physique et à distance (parfait en ces temps de crise sanitaire !).
Elle facilite également l'échange des différents documents puisque vous pouvez tout faire par mail. Au passage, vous pouvez dire adieu à votre vieille imprimante et faire des économies en papier, encre et temps passé à enlever les bourrages papiers !
Avec la signature électronique, c'est également beaucoup plus simple de suivre l'avancement de vos dossiers. Vous savez tout de suite où vous en êtes et pouvez facilement relancer ceux qui n'ont pas signé.
Vous pouvez donc utiliser la signature électronique pour tous vos documents obligatoires légaux, notamment :
- Validation de vos devis, contrats ou convention de formation par vos clients
- Feuille d'émargement (oh joie ! c'est fini de courir après les signatures après une session de formation, ou de chercher en vain un stylo qui marche ...ou pire, de perdre le sacrosaint papier sur lequel chacun avait scrupuleusement apposé sa petite griffe !)
La signature électronique est donc un pas de plus vers la digitalisation (incontournable !) de votre activité de formateur.
Importance de recourir à des intermédiaires fiables
La signature électronique a donc un intérêt indéniable en formation professionnelle. Mais attention aux signatures électroniques non conformes juridiquement et pourtant parfois vendues très chères par certains organismes. C'est risqué pour votre activité et cela peut engager votre responsabilité professionnelle.
Il faut donc être vigilant sur la fiabilité de l'organisme certificateur qui gère vos signatures électroniques. Mais pas de panique, on est aussi passé par là ! Voici quelques critères de choix d'un bon partenaire :
- Un prestataire certifié "tiers de confiance" conformément aux réglementations françaises et européennes
- Zéro manipulation de signatures par les organismes de formation. Par exemple : collecte des signatures par une application ou un portail dématérialisé
- Des serveurs de stockage redondants et situés en France, conformes à la réglementation française de conservation de documents juridiques
La valeur probante de la signature électronique dans notre logiciel de gestion YPK
De notre côté, chez Hop3team et pour tous les documents et émargements dans notre logiciel YPK, nous faisons confiance à Sowesign. Un partenaire de confiance qui nous permet de vous proposer dans YPK le must de la signature électronique pour la formation professionnelle, pour un coût très réduit. Notre module de signature électronique, hautement sécurisé, est conçu spécifiquement pour la formation professionnelle :
- Identification forte des signataires,
- processus de signature sécurisée et dédié pour les documents PDF,
- applications d’émargement intuitives et fiables pour les apprenants comme pour les formateurs,
- solution certifiée OPCO,
- traitement et archivage sur des serveurs hébergés en France,
- URL et QR codes de traçabilité sur tous les documents.
Vous bénéficiez ainsi d'un outil adapté à vos besoins, juridiquement sûr et vérifié, et pour un coût très réduit (0,15€/signature sans abonnement autre que celui à YPK…franchement…vous hésitez encore ?). Notre outil YPK vous rappelle par ailleurs les documents qui restent en attente de signature ou au contraire qui ont été signés et sont donc validés. Pratique non ?
En résumé
Depuis le covid-19 et la crise sanitaire, le succès de la signature électronique dans la formation professionnelle ne se dément pas. Bien plus qu’une simple tendance, c’est une évolution digitale avec laquelle il va falloir compter à l’avenir.
Pour les structures de formation et formateurs indépendants, la signature électronique est en effet très séduisante : économies de temps et d’argent, simplification de votre gestion administrative, valeur probante immédiate, suivi électronique des émargements…
Un point de vigilance toutefois. Pour une gestion parfaitement sereine de vos signatures électroniques (et être rassurés quant à la validité juridique de vos documents), soyez vigilants dans le choix de votre prestataire.
Chez Hop3team nous nous faisons un point d’honneur à vous proposer une solution parfaitement fiable, souple et très économique grâce à YPK et notre partenariat avec Sowesign. Une petite démo pour vous montrer tout ça plus concrètement ?