Conformité de vos factures de formation : obligations et évolutions à anticiper

| Mis à jour le 12 novembre 2021 à 14 h 40 min
Conformité de vos factures de formation : obligations et évolutions à anticiper

Passage obligé de tous les professionnels, la facture est un document en apparence simple mais qui ne doit pas être sous-estimée. Elle remplit en effet plusieurs fonctions essentielles : commerciale (preuve de la prestation de formation effectuée), comptable (justificatif comptable par excellence) et fiscale (gestion de la TVA).

Strictement définie par la loi, l’élaboration de vos factures nécessite toute votre attention pour éviter des sanctions qui peuvent s’avérer très lourdes.

Mais pas de panique ! On est là pour faire le point sur vos obligations actuelles et…futures. Et oui, bientôt la facturation électronique sera obligatoire pour les organismes de formation et formateurs indépendants. On vous explique tout ça.

Règles à respecter pour une facture conforme

La rédaction d’une facture ne se fait pas à la légère. Pour qu’elle respecte les obligations légales elle doit notamment contenir plusieurs mentions obligatoires. Mais avant toute chose, est-elle toujours obligatoire ?

La facture : obligatoire ou pas ?

Tout dépend si votre client est un professionnel ou un particulier.

Avec les professionnels

L’émission d’une facture est obligatoire dès lors que la transaction se fait entre deux professionnels. S’agissant de prestation de services, vous pouvez la délivrer à la fin de votre mission.

Attention, elle doit toujours être émise en double exemplaire : vous remettez l’original à votre client et conservez une copie (avec la digitalisation de la facturation, un seul exemplaire peut bien-sur être envoyé ET enregistré chez vous !)

Avec les particuliers

Si vous travaillez avec des particuliers, la facture est obligatoire quand le prix de la prestation est supérieur à 25 euros TTC ou si le client en fait la demande. Autant dire qu’en matière de formation professionnelle, c’est toujours le cas.

Les mentions obligatoires d'une facture professionnelle

Votre facture de formation mentionne obligatoirement les éléments suivants (c.commerce.art.L441-9) :  

  • Numéro de la facture. La numérotation doit être unique et basée sur une séquence chronologique continue, sans interruption. Si la facture comporte plusieurs pages, chacune d’elles doit mentionner ce numéro
  • Date d’émission de la facture
  • Identité de votre entreprise (nom, raison sociale, Siret, numéro RCS, forme juridique et capital social, adresse…) et de l’acheteur (nom et adresse)
  • Adresse de facturation (si différente de l’adresse du client)
  • Numéro du bon de commande s’il a été établi
  • Numéro de TVA (le vôtre et celui du client s’il est professionnel)
  • Date de réalisation de la formation
  • Désignation des prestations vendues
  • Prix unitaire de chaque service, montant total HT, taux de TVA applicable et montant TTC
  • Si exonération de TVA pour les microentreprises, mention suivante : « franchise de TVA, art. 293B du CGI »
  • Réduction de prix éventuelle
  • Date de règlement précisant également :
    • Les conditions d’escompte si paiement à une date antérieure
    • Le taux de pénalité
    • Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement (40 €)

Bon à savoir. Les factures sont des pièces comptables que vous devez conserver pendant 10 ans, sur support papier ou électronique.

Des sanctions lourdes…

En cas de non-respect des mentions obligatoires, vous risquez :

  • Une amende fiscale de 15 euros par mention manquante ou erronée, plafonnée au ¼ de son montant (C.gén.impots.art.1737). Jusque-là, ça va.
  • Une amende administrative de 75 000 € pour les personnes physiques ou 375 000 € pour les personnes morales (c.com.art. L441-9). Là…ça calme !  

Cette dernière sanction est également applicable en cas de défaut de facturation, facturation fictive ou de complaisance. En outre, elle peut être doublée en cas de récidive dans les 2 ans à compter de la 1ère sanction, soit 150 000 € pour une personne physique et 750 000 € pour une personne morale. Quand on vous dit que la facturation est un sujet important !

…qu’il est possible de limiter en utilisant un logiciel agréé

Des logiciels agréés déjà sur le marché, ou des développements qui sécurisent vos factures comme l’une des fonctionnalités de notre logiciel YPK, vous permettent déjà de gérer votre facturation avec facilité et sécurité (mais aussi l’ensemble de votre activité de formateur indépendant ou d’organisme de formation).

Les avantages ?

  • L’assurance d’être en règle sur toutes vos obligations légales (mentions obligatoires, conservation, numérotation automatique…)
  • Une facturation simple et rapide à partir de vos devis (pas de risque d’oublis, zéro charge mentale)
  • Des factures faciles à produire en cas de contrôles
  • Un export vers votre logiciel de comptabilité
  • Etc.

Évolution vers la facturation électronique obligatoire

Dans le but de simplifier la vie des entreprises, mais également d’améliorer les contrôles et la détection des fraudes, la facture électronique va se généraliser progressivement. Évolution qui s’inscrit par ailleurs parfaitement dans la transformation digitale de votre activité. Mais de quoi s’agit-il exactement ?

Principe de la facturation électronique

La facture électronique est entièrement créée, émise, reçue et conservée sous un format numérique. Attention, il ne s’agit pas d’un simple PDF d’une facture papier envoyé par mail. La facture électronique est conçue de manière différente avec des données numériques spécifiques.

Pour être valable, elle doit notamment être lisible, son émetteur identifié et son contenu non modifiable.

Elle comporte les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier.

Généralisation de la facture électronique

Point de situation actuel

Le recours à la facture électronique est facultatif et laissé au libre choix du professionnel.

Toutefois, elle est d’ores et déjà obligatoire depuis le 1er janvier 2020 pour tous les contrats que vous passez avec le secteur public (État, collectivités territoriales, établissements publics). 

Prochaines échéances en 2024 et 2026

La facturation électronique deviendra obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA d’ici 2024 et 2026 (ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021) :

  • Obligation de transmettre des factures électroniques
    • Grandes entreprises : 1er juillet 2024
    • Entreprises de taille intermédiaires : 1er janvier 2025
    • PME et micro entreprises : 1er janvier 2026
  • Obligation d’accepter les factures électroniques : dès le 1er juillet 2024 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA

Le texte prévoit aussi l’obligation de transmission des données de ces factures à l’administration fiscale, notamment pour contrôle et pré-déclaration de la TVA. Cette transmission se fera automatiquement lors de la génération de la facture sur les plateformes décrites ci-après.

Quelles modalités pour une facture électronique conforme ?

Cette même ordonnance précise également les modalités que devra utiliser le professionnel pour émettre sa facture électronique :

  • Soit passer par une plateforme ou un logiciel de dématérialisation partenaire de l’administration. Pour être partenaire, l’opérateur devra préalablement obtenir une immatriculation auprès de l’administration pour 3 ans renouvelable, et donc respecter la certification NF203.

Soit utiliser le portail public de facturation (plateforme Chorus pro qui permet déjà la facturation électronique du secteur public)

En résumé

Pour sécuriser votre activité de formation il est indispensable de porter une attention particulière à vos factures. Tout manquement aux règles légales entraine en effet des sanctions très lourdes. De plus, il faut également anticiper la facturation électronique qui sera obligatoire dans quelques années.

Une solution logicielle de gestion comme YPK peut grandement vous faciliter la vie. Outre ses fonctionnalités administratives et pédagogiques, YPK prend également en charge votre facturation et évolue régulièrement pour être en phase avec vos besoins. Ainsi, depuis octobre 2021, notre système de facturation garantit la non-possibilité de modification du document final (devis comme facture) et dispose d’un système de numérotation incrémentale. De quoi sécuriser vos factures avant envoi à votre comptable et en attendant que la fonctionnalité soit certifiée officiellement par Afnor ou infocert. Nous, on est prêt pour vous, et même avec une longueur d’avance (modèle start-up oblige 😉 ). Une démo de notre logiciel pour la formation professionnelle ? C’est par ici !