Parmi les bonnes résolutions pour 2022, la mise en place d’une veille pour votre activité de formation est sans doute celle qui sera la plus utile. L’objectif est de rester informé des dernières actus et évolutions relatives à la formation professionnelle : règlementations, innovations pédagogiques, nouveaux métiers… Obligatoire pour la certification Qualiopi, cette veille est également indispensable à toute activité commerciale performante. Il est donc difficile d’y échapper. Mais pas de panique, ce n’est pas sorcier et on est là pour tout vous expliquer. Alors, ça sert à quoi et on fait comment ?
La veille en formation professionnelle : pourquoi c’est indispensable ?
La veille est incontournable à plus d’un titre. Non seulement elle est obligatoire pour obtenir et conserver la certification Qualiopi mais c’est également une nécessité pour construire et développer une activité qui cartonne.
Une obligation pour la certification Qualiopi
Dans la famille Qualiopi, nous vous présentons le critère numéro 6 ! Concrètement il porte sur « l’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel » (c.trav.art.R6316-1). Mais en clair, ça veut dire quoi ?
Il s’agit notamment pour les organismes de formation professionnelle, comme les formateurs indépendants, d’assurer une veille portant sur différents points (indicateurs 23, 24 et 25 de Qualiopi). À noter qu’il s’agit d’une nouveauté par rapport à Datadock, qui ne prévoyait pas une telle exigence.
- Indicateur 23 : veille relative au cadre légal et réglementaire de la formation professionnelle
- Indicateur 24 : évolutions des métiers, des emplois, des compétences….
- Indicateur 25 : veille sur les aspects pédagogiques et technologiques de la formation, les innovations, etc.
Pour chaque indicateur, vous devez mettre en place les outils ou méthodes nécessaires afin de réaliser cette veille, en exploiter les informations et en apporter la preuve lors de l’audit Qualiopi.
Le certificateur pourra conclure à une non-conformité majeure (bye bye la certification Qualiopi !) si votre structure de formation n’a pas mis en place de veille, si elle est mise en place de manière partielle ou si vous n’en exploitez pas les informations. Et oui, mettre en place une veille c’est bien, mais encore faut-il s’en servir !
Un outil de performance pour votre activité de formation
On connait tous des exemples d’entreprises qui n’ont pas pris le bon virage et se sont fait dépasser par d’autres plus agiles (Kodak et la photo numérique, Nokia et les smartphones, 3Suisses et la vente en ligne…). La veille est une nécessité de gestion pour toute entreprise, quelle que soit son activité ou sa taille !
Petit florilège des avantages de la veille pour votre activité de formateur :
- S’adapter, anticiper les changements et les coups durs (hello covid-19 !), les évolutions technologiques ou sociétales (télétravail…)
- Rester compétitif et attractif, en étant parfaitement aligné avec les besoins de vos clients et prospects
- Anticiper les prochaines formations à créer. Savez-vous que 85% des métiers de 2030 n’existeraient pas encore ? Pour ne pas rater le coche des métiers émergents, la veille est indispensable.
- Sécuriser juridiquement votre activité, être conforme aux exigences légales et réglementaires de la formation professionnelle.
- Utiliser les dernières innovations technologiques et pédagogiques avant tout le monde (podcasts, adaptative learning…)
Les solutions pour une veille efficace sans prise de tête (et sans perte de temps)
Vous ne savez pas par quoi commencer ? Voici une méthodologie simple pour une veille digne de ce nom et 100% compatible Qualiopi ! Sans oublier le coup de main bienvenu d’un logiciel de gestion comme YPK.
La veille Qualiopi aux petits oignons : la recette !
Pour qu’une veille soit efficace, il ne s’agit pas seulement de recueillir de l’information. Il faut également s’en servir, l’analyser, prendre des décisions…bref, être actif ! Lors de l’audit qualiopi, l’auditeur va être particulièrement attentif à la manière dont vous prenez en compte ces informations pour modifier vos modalités pédagogiques et règlementaires, votre organisation, etc.
Alors concrètement, on fait comment ?
- Organiser la veille : identifier les thématiques concernées (règlementation, évolution des métiers, veille technologique, etc.), la ou les personnes responsables au sein de votre structure et le temps consacré à cette tâche.
- Sélectionner les sources pertinentes : sites officiels et spécialistes, Opco, experts indépendants…Vous pouvez également vous abonner à des revues professionnelles, adhérer à des associations professionnelles, participer à des conférences, etc.
- Récupérer les informations, par exemple en utilisant des outils de curation (google alerts, feedly, evernote…). Pensez à bien vérifier la fiabilité de vos sources, notamment en les croisant.
- Synthétiser les informations pertinentes pour votre activité puis les organiser et les classer.
- Exploiter les informations et les diffuser auprès de vos équipes. Quelques exemples : modifier un document (par exemple pour assurer la conformité de vos factures), créer une nouvelle formation, achat de matériel, etc.
Comment un logiciel de gestion comme YPK peut vous aider dans votre veille ?
Ne pas avoir de logiciel de gestion en étant formateur, c’est un peu comme oublier la pâte à tartiner sur ses crêpes…impensable ! Surtout quand une pépite comme YPK fait tout (ou presque) à votre place.
Et parmi toutes les bonnes raisons d’utiliser YPK, y compris pour décrocher sa certification qualiopi, vous pensez bien que la veille n’a pas été mise de côté. En souscrivant à YPK, vous bénéficiez même d’un double effet kiss cool :
- Newsletter mensuelle hyper qualitative, spécialement pensée pour votre veille. Des articles de fond, de l’actualités, des best practices, des bons plans et bonnes idées. C’est clair, pertinent et ça va à l’essentiel. Garantie 100% efficacité et 0% perte de temps !
- Service de veille proposé directement depuis YPK en partenariat avec le site « Veille Formation », directement accessible depuis l’onglet « veille » de votre logiciel préféré. Cette solution de veille a été pensée spécialement pour les acteurs de la formation professionnelle et permet de répondre en quelques clics aux exigences de Qualiopi sur la veille. Et pour les utilisateurs YPK, des tarifs préférentiels pour y accéder ! Elle n’est pas belle la vie ?
En résumé
La veille est un passage obligé pour une entreprise de formation performante qui vit avec son temps et ce, même si vous décidez de vous passer de Qualiopi. Et avec la bonne méthodologie et un logiciel au top comme YPK, tout cela se fait facilement sans prise de tête ! Vous voulez tester ?