Vous êtes formateur professionnel ou vous souhaitez le devenir sous le statut de portage salarial ? Vous avez des obligations réglementaires à respecter pour exercer votre activité en respectant les critères de sécurité et de qualité.
Dans cet article, nous vous présentons les différentes étapes nécessaires pour être formateur et respecter vos obligations légales. Alors, quelles sont ces obligations ?
Déclarer son activité de formateur
La création de votre entreprise
Pour débuter en tant que formateur, vous pouvez créer votre entreprise sous forme d'entreprise individuelle, de micro-entreprise ou de société. Si vous choisissez cette dernière, vous devez alors vous acquitter des formalités qui s'imposent, comme la rédaction des statuts, la publication d'une annonce légale, l'ouverture d'un compte bancaire et le dépôt d'un capital social. Comment créer votre organisme ? Quels sont les différentes étapes à respecter ? Tous les détails sont fournis dans cet article.
La déclaration de votre activité
Tous les prestataires de formation professionnelle, peu importe leur statut juridique (micro-entreprise, entreprise individuelle, société...), doivent posséder un Numéro de Déclaration d'Activité (NDA). La loi Avenir prévoit aussi que les CFA (Centres de Formation d'Apprentis) soient soumis à cette obligation. La formation initiale n'est pas concernée (les cours données aux étudiants/lycéens...), le NDA concerne uniquement uniquement la formation professionnelle continue, notamment les salariés et demandeurs d'emploi.
Alors, comment faire sa déclaration et obtenir son NDA en tant que formateur ? Comment constituer le dossier ? Combien de temps cela prend ? On vous dit TOUT dans notre article dédié au NDA ici.
Le Bilan Pédagogique et Financier
Peu importe la taille et le statut de votre entreprise de formation (organisme, CFA, indépendant, occasionnel ou complémentaire), vous devez réaliser le Bilan pédagogique et Financier.
C'est l'article L6352-11 du Code du Travail qui stipule que ; chaque année, vous devez faire parvenir un document qui comporte l'utilisation des sommes reçues et qui présente le bilan pédagogique et financier de votre activité.
C'est également indispensable pour réussir l'audit initial Qualiopi.
Besoin de plus d'infos sur ce Bilan Pédagogique et Financier ? Plus de détails ici
Vos obligations envers vos stagiaires
Si vous dispensez des formations continues, vous avez des obligations vis-à-vis de vos stagiaires.
Avant son inscription définitive, vous devez lui fournir :
- Le contenu et les objectifs de votre formation,
- La liste des formateurs concernés,
- Les horaires,
- Les modalités d'évaluation,
- Les coordonnées de la personne qui s'occupe des différents échanges avec vos stagiaires,
- Le règlement intérieur.
Précision : Si un particulier s'inscrit à une formation de sa poche et conclut un contrat avec un organisme, ce dernier doit fournir également des documents comme les tarifs, les moyens de paiement et les conditions en cas d'arrêt ou abandon de la formation.
La convention et le contrat de formation professionnelle
La convention de formation professionnelle
Si vous êtes une entreprise, une association ou une collectivité et que vous souhaitez bénéficier d'une formation professionnelle, vous devez conclure un contrat avec le prestataire et rédiger une convention. Elle peut être annuelle, pluriannuelle (jusqu'à 3 ans) ou exceptionnellement simplifiée.
Que doit contenir obligatoirement la convention ?
Dans la convention, il y'a le titre exact de votre action de formation, le NDA, les modalités de la formation, les tarifs, les autres financements éventuels.
De façon plus détaillée, vous devez mentionner :
- La raison sociale des cocontractants ;
- La nature de l’action (actions de formation, bilans de compétences, validation des acquis de l’expérience, formation par apprentissage) ;
- L'intitulé, l’objectif pédagogique et le contenu de l’action ;
- Les moyens prévus pour la réalisation de l’action (par exemple : formateurs, effectifs concernés, lieu exact...) ;
- La durée et la période de réalisation ;
- Les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action.
Si la formation correspond aux actions mentionnées à l'article L. 6313-1, un bon de commande ou un devis peuvent être utilisés à la place d'une convention, à condition qu'ils contiennent les mêmes mentions obligatoires. Les deux parties doivent approuver le duplicata de la convention ou du devis.
Le contrat de formation professionnelle
Un contrat de formation est établi lorsque le stagiaire finance sa formation, ou même lorsqu'il participe partiellement à son financement. Ce contrat doit être conclu avant l'inscription définitive du stagiaire et avant le règlement des frais.
Que doit-il mentionner ?
- La nature, durée, programme et l'objectif de vos formations, ainsi que les effectifs
- Les modalités d'admission : connaissances requises
- Les conditions/modalités de la formation (distanciel, présentiel, moyens pédagogiques, évaluations...)
- Les références des formateurs en charge de cette formation (diplômes, parcours...)
- Les modalités de paiement avec les cas particuliers (cessation de la formation, abandon en cours...)
Le règlement intérieur
En tant qu'organisme de formation, vous devez établir un règlement intérieur.
Que comporte ce règlement ? Le règlement est un document qui dépend de votre activité, mais il doit néanmoins comporter les mesures de sécurité et de santé de base.
Concernant la formation "pure", ce règlement indique les règles disciplinaires quant aux stagiaires. Les sanctions prévues sont également précisées.
Vous avez un délai de 3 mois pour rédiger ce document.
Lorsque la durée de l'ensemble de vos formations dépasse 500 heures, les conditions d'élection des titulaires et des représentants des stagiaires doivent être incluses dans votre règlement.
Les règles spécifiques de comptabilité
En tant qu'organisme de formation/formateur, vous devez respecter des lois et des règlements comptables.
De quoi parle t-on ? Des bilans, comptes de résultats...
Les organismes de formation de droit privé doivent choisir un commissaire aux comptes lorsque, à la fin de l'année ou à la fin de l'exercice, au moins deux des seuils suivants sont atteints : trois salariés en CDI, 153 000 euros de chiffre d'affaires hors taxes et 230 000 euros de bilan. Si ces seuils ne sont pas dépassés pendant deux années consécutives, il n'est plus nécessaire de désigner un commissaire aux comptes.
En vertu du code général des impôts, les organismes de formation privés doivent s'acquitter de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Cependant, vous pouvez choisir d'être exonéré de la TVA pour les opérations uniquement liées à la formation professionnelle. Pour cela, vous fournissez le formulaire N°3511 (Cerfa N°10219) au Service du contrôle de la formation professionnelle de la Dreets. Une fois l'exonération obtenue, vous ne pouvez y renoncer.
Les obligations légales en matière de publicité et communication extérieure
En tant qu'organisme de formation, vous pouvez lancer des actions de communication, que ce soit via votre site web ou via des techniques de communication. Cependant, il y'a certaines règles à respecter quant à la promotion de vos formations professionnelles.
Le Code du Travail prévoit certaines règles dont celles-ci : L'organisme de formation n'a pas besoin d'indiquer sa déclaration d'activité dans l'action de communication. Or, s'il souhaite le mentionner tout de même, il y'a une règle à respecter quant à la forme utilisée : « Enregistré sous le numéro [suit le numéro de déclaration d’activité]. Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État ».L'organisme doit respecter les principes de loyauté et de bonne foi lorsqu'il utilise des actions de communication
Résumé
En tant que formateur, vous avez de nombreuses obligations légales/administratives, dès le lancement de votre activité et même avant.
Vous devez déclarer votre activité afin d'avoir votre NDA, réaliser votre Bilan Pédagogique et Financier chaque année, conclure un contrat et rédiger une convention...
Toutes ces obligations peuvent être centralisées au sein d'un seul et même outil, un logiciel qui ; en quelques clics, vous permet de générer et d'envoyer vos documents en tant que formateur. L'aventure commence ici.