Comment financer la formation des salariés ?

| Mis à jour le 7 décembre 2021 à 10 h 16 min
Comment financer la formation des salariés ?

Former ses salariés est le passage obligé de tout employeur. Vous devez en effet assurer leur adaptation au poste de travail et maintenir leur capacité à occuper un emploi (notamment au regard des évolutions technologiques). Et ce, quel que soit votre effectif ou votre activité.

Mais la perspective du financement de ces formations entraine parfois quelques sueurs froides… Le monde de la formation professionnelle n’est pas forcément reconnu pour sa simplicité même si les choses évoluent depuis la loi avenir de 2018. Alors concrètement, comment faire pour financer la formation des salariés ?  Comment s’y retrouver parmi les principaux dispositifs de financement existants ? Pas de panique, on est là pour tout vous expliquer !

Financement par l’employeur et/ou OPCO via le plan de développement des compétences

Ce plan est un élément incontournable pour financer la politique de formation de l’entreprise. Examinons le d’un peu plus près.

C’est quoi déjà le plan de développement des compétences ?

Le plan de développement des compétences n’est pas obligatoire mais (très) fortement recommandé. Il remplace le plan de formation depuis le 1er janvier 2019.

Il permet aux entreprises de prévoir différentes actions de formations pour assurer l’adaptation des salariés à leur poste et leur évolution. Il distingue deux types d’actions :

  • Formations obligatoires (en application de la loi, CCN, accords collectifs…) : acquisition de compétences indispensables pour que le salarié puisse exercer ses fonctions.
  • Autres formations non obligatoires 

Il peut également inclure d’autres types d’actions : VAE, bilan de compétences…

Qui finance les formations : employeur ou OPCO ?

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, l’OPCO peut prendre en charge le financement de ces formations. Il est toutefois limité par des règles de prise en charge, notamment des plafonds variables selon les OPCO.

Exemple pour 2021 :

  • Opco2i : plafond annuel de 6 000 euros par entreprise
  • Afdas : plafond annuel de 2 100 euros par entreprise
  • Opco mobilité : entre 2 100 et 4150 euros selon l’effectif

Au-delà de 50 salariés, les entreprises financent directement les formations (elles ne bénéficient plus des fonds mutualisés depuis 2019). Une prise en charge reste toutefois possible en effectuant des versements volontaires auprès de votre OPCO. Ce dernier peut également vous accompagner pour bénéficier d’autres fonds comme le FSE (fonds social européen).

Quelles modalités et démarches ?

Dans le cas d’une action de formation obligatoire, vous n’avez pas à recueillir l’accord du salarié concerné (un refus de sa part est une faute). La formation se déroule obligatoirement pendant le temps de travail du salarié avec maintien intégral du salaire (art.L6321-2).

Les formations non obligatoires peuvent s’organiser :

  • Pendant le temps de travail, avec maintien de la rémunération
  • Ou en dehors du temps de travail, sans rémunération. L’accord du salarié est nécessaire de même que le respect d’une limite horaire fixée par accord d’entreprise. Le refus du collaborateur ne constitue pas une faute (art.L6321-6).

Le choix des employés concernés par les formations est libre. Soyez toutefois vigilant à ne pas retenir de critères discriminatoires : âge, situation familiale, activité syndicale, origine ethnique….

Utilisation du compte personnel de formation (CPF)

Même si le CPF est à l’initiative du salarié rien ne vous empêche de le co-construire avec lui et de compléter éventuellement son financement.

Comment est financé le CPF ?

Le CPF est financé par la caisse des dépôts et consignation grâce à votre contribution unique pour la formation pro et l’alternance (CUFPA).

Chaque salarié bénéficie de 500 euros par année de travail (avec un plafond de 5 000 euros).

L’employeur peut également abonder le CPF du collaborateur de manière volontaire (en particulier si les droits du salarié sont insuffisants pour suivre une formation spécifique). Parfois, c’est une participation contrainte : abondement prévu par accord de branche ou si l’entreprise ne respecte pas ses obligations quant aux entretiens professionnels et à la formation de ses salariés.

Cette cagnotte permet uniquement le financement des frais pédagogiques (et non les frais annexes : repas, transport…). 

Quelles formations via le CPF ?

Les formations visées sont des actions qualifiantes ou certifiantes (diplôme, certification professionnelle, titre professionnel…). Le CPF peut également financer d’autres actions comme un bilan de compétences, un accompagnement VAE ou un permis de conduire.  

Concrètement, on fait comment ?

En tant qu’employeur, vous ne pouvez pas obliger un salarié à utiliser son CPF. Lui seul peut prendre l’initiative de l’utiliser.

Si la formation a lieu en dehors du temps de travail le salarié n’a aucun compte à vous rendre : ni autorisation, ni information…

En revanche il doit obtenir votre autorisation pour une formation pendant le temps de travail : dans le délai de 60 jours calendaires pour une formation inférieure à 6 mois ou 120 jours calendaires pour une durée de plus de 6 mois. L’entreprise a 30 jours pour répondre. Attention : l’absence de réponse vaut acceptation.

Le salarié est rémunéré pendant la formation uniquement si elle se déroule pendant le temps de travail.

Le projet de transition professionnelle (PTP)

Créé par la loi avenir de 2018, le projet de transition professionnelle est géré et financé par les associations Transitions Pro (nouveau petit nom des anciens Fongecif depuis le 1er janvier 2020). Alors, ce PTP, en quoi consiste-t-il ?

On se rafraichit la mémoire ?

Le projet de transition professionnelle remplace l’ancien CIF. Il permet au salarié de suivre une formation certifiante, souvent longue, dans l’objectif de se reconvertir ou d’évoluer dans ses fonctions. Elle peut être suivie pendant le temps de travail ou en dehors.

Pour en bénéficier l’employé doit avoir une ancienneté de 24 mois (consécutifs ou non), dont 12 mois dans l’entreprise

Comment ça marche ?

Le PTP est mis en œuvre à l’initiative du salarié de la manière suivante :

  • Démarches auprès de l’employeur :
    • Demande écrite d’autorisation d’absence (LRAR) avec l’intitulé de la formation, ses dates, la durée, l’organisme de formation, date de l’examen…
    • Dans un délai de 120 jours avant le début de la formation pour une absence de plus de 6 mois
    • Dans un délai de 60 jours pour une absence de moins de 6 mois
  • Démarches auprès de l’organisme financeur. Le salarié dépose une demande de prise en charge auprès de l’association Transitions Pro (ATpro) de sa région.  

Reconversion ou promotion par alternance (Pro-A)

Encore une nouveauté de la (très) prolifique loi avenir de 2018 ! Voici les principales infos à connaitre.

La Pro-A, vous connaissez ?

Ce dispositif permet à un salarié de réaliser un parcours certifiant alternant période de formation et activité professionnelle. Elle peut être mise en place autant à l’initiative de l’employeur que du salarié.

Attention, elle n’est ouverte qu’aux employés disposant d’un niveau de diplôme inférieur à la licence (bac+3).

Quelles modalités ?

La Pro-A dure généralement entre 6 à 12 mois. Elle doit comprendre une durée de formation d’au moins 150 heures, représentant entre 15% et 25% de la durée totale.

Pour accompagner le salarié, l’entreprise désigne un tuteur disposant d’au moins 2 ans d’expérience et d’une qualification en rapport avec la formation.

Les coûts de cette reconversion ou promotion par alternance sont pris en charge (en tout ou partie) par votre OPCO selon des critères variables.

Exemple :

  • Opco2i : forfait de 3 000 euros par parcours pédagogique
  • Afdas : De 9,15 € à 15 €/heure dans la limite de 3 000 € par projet de formation

Quelles modalités ?

Rapprochez-vous de votre OPCO pour savoir si la formation souhaitée est éligible au dispositif, connaitre les modalités de financement et la procédure à suivre.

Il faudra également rédiger un avenant au contrat de travail du salarié (durée et objet de la formation) et le transmettre à l’OPCO.


En résumé

Différentes solutions existent pour financer vos formations : OPCO, CPF, PTP, Pro-A…Il est tout à fait possible de combiner différents financements : CPF et OPCO dans le cadre du plan de développement des compétences, CPF et Pro-A, etc.  Cette complémentarité est importante. Elle vous permet de mettre en place une politique de formation ambitieuse tout en contrôlant vos dépenses.

Et pour aller plus loin dans la maîtrise de vos coûts de formation, pourquoi ne pas créer un organisme de formation interne à l’entreprise (et même un CFA interne) ? Les formalités de création sont simples et la gestion administrative se fait facilement grâce aux supers fonctionnalités anti prise de tête du logiciel de gestion YPK.

Pour votre entreprise, c’est l’assurance de proposer à vos salariés des formations sur-mesure parfaitement adaptées à vos besoins et vos spécificités. Et cerise sur le gâteau, c’est un super outil pour développer votre marque employeur et assurer la fidélisation de vos salariés !