Article proposé par notre partenaire Benoît Kriegel, dirigeant de Bequa et expert qualité sur la stratégie de veille.
Les exigences relatives à la réalisation d’une veille juridique, métier et pédagogique tiennent une place de choix dans le critère 6 du Référentiel National Qualité. Nous allons d’abord revoir ensemble quelles sont ces exigences. Puis je vais proposer deux formats de stratégie de veille que peuvent mettre en place les organismes de formation, afin d’y répondre en toute conformité.
Rappel des exigences de veille Qualiopi
Rappel des indicateurs
Trois indicateurs abordent explicitement la notion de veille : le 23, le 24 et le 25. Ils portent les mêmes exigences, mais ciblées sur des périmètres distincts, à savoir respectivement la veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle, la veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans les secteurs d’intervention et la veille sur les innovations pédagogiques et technologiques.
Un quatrième indicateur doit être pris en compte, même si le terme « veille » n’y est pas explicitement mentionné, c’est le 26, relatif à l’accueil des publics en situation de handicap. En effet depuis la parution de la version 8 du guide de lecture Qualiopi en novembre dernier, la notion de « compétences et connaissances actualisées » a fait son apparition, induisant une activité de veille sur la thématique du handicap.
Faire de la veille, qu'est-ce que ça veut dire ?
Faire de la veille, concrètement, ça veut dire quoi ? Cette activité se décompose en plusieurs phases. On commence par de l’organisation, afin de déterminer quelles informations vont être collectées, qui va s’en occuper et surtout où on va les trouver. Il s’agit d’identifier des sources, qu’elles soient ponctuelles ou régulières.
Puis il convient de consulter ces sources, d’analyser leurs contenus, de décider lesquels nécessitent la mise en place d’actions, de mener ces actions et de communiquer en interne, tant concernant les informations issues de la veille que les évolutions qu’elle a engendrées.
Bien sûr l’ensemble de ces activités doit être formalisé afin de pouvoir les piloter et démontrer la conformité de l’organisme en audit de certification. Rappelons que l’exigence Qualiopi inclus l’exploitation des enseignements issus de la veille et pas uniquement de la consultation.
Bon, sur le papier, tout ceci ne semble pas sorcier. Or dans la pratique, nombreux sont les organismes de formations pour qui cette activité présente des difficultés, souvent inhérentes aux choix d’organisation qu’ils ont faits. Voyons désormais quelles sont les typologies d’organisation envisageables.
Réaliser sa veille Qualiopi en interne
Concrètement, comment faire une stratégie de veille ?
Le premier choix consiste à décider si les activités de veille sont réalisées en interne ou externalisées. Dans le premier cas cela signifie qu’une personne au sein de l’organisme de formation se voit confier cette mission. Pour un formateur indépendant, il choisit de la réaliser lui-même.
Les sources d’information à identifier peuvent prendre différentes formes : newsletter, blog, revues spécialisées, réseaux sociaux, webinaires, formations, conférences, évènements dans les réseaux professionnels… En clair : il y en a pléthore, sur l’ensemble des quatre périmètres qui doivent être suivis.
La difficulté réside dans la sélection de certaines sources afin de les consulter systématiquement, puis de les compléter avec des informations plus ponctuelles. C’est un véritable enjeu car un risque pointe : l’infobésité ! Une déferlante de médias, d’articles, de mails, de posts, de vidéos qui, bien qu’intéressante dans le contenu, va devenir ingérable dans le processus de veille.
Car la veille ce n’est pas de la lecture ! C’est de la collecte d’information, puis surtout du traitement : analyse, décision d’action, action, communication, formalisme et enregistrement. La véritable valeur ajoutée de l’activité de veille ce sont les actions concrètes mises en place par son biais, dans des buts de mise en conformité ou d’amélioration. Or pour boucler cette boucle, il faut pouvoir absorber l’ensemble du processus. Si en entrée on a choisi 10 newsletters hebdomadaires, 3 blogs et 10 créateurs de contenus sur les réseaux sociaux, va-t-on être capable en interne, de consulter, analyser et de systématiquement formaliser l’ensemble des informations et décisions issues de ces sources ? Probablement pas.
Comment s'organiser ?
Alors comment organiser sa stratégie de veille pour ne pas se noyer ? Si on veut garder l’activité de veille en interne il convient de bien la cibler et de la restreindre à l’essentiel. Une voire deux sources d’information par thématique suffisent amplement. Les gros sujets, comme la parution d’un nouvel arrêté significatif, tel que celui du 31 mai 2023, y seront forcément abordés et on aura l’information sans avoir besoin de la lire dans 10 newsletters.
Une fois les sources optimisées, il s’agit de trouver la bonne formule pour la consultation, l’analyse et les actions. Je recommande de ne pas déclencher ces activités au fil de l’eau, dès qu’une newsletter arrive dans notre boite mail, mais plutôt de faire du « batching » : on se fixe un créneau fixe, périodique, dédié à la veille. Il peut être mensuel, même trimestriel pour un indépendant. Et pendant ce créneau on va passer en revue l’ensemble des nouveaux éléments parus depuis la précédente séance.
Lecture, analyse, enregistrement des conclusions, décisions d’actions. Pour être efficace je préconise d’enregistrer et formaliser en priorité les informations qui aboutissent à une exploitation. Si elles sont nombreuses et qu’on ne trace pas exhaustivement tous les articles lus, ce n’est pas grave. L’essentiel est de pouvoir démontrer que l’activité de veille a bien lieu et qu’elle débouche sur des actions.
Une dernière précision
Il reste néanmoins une difficulté à surmonter : le créneau ne doit pas être reporté ! Ça paraît trivial, mais c’est ce que je constate sur le terrain. L’organisation est en place, les sources rationnalisées, tout est prêt et hop, une petite urgence s’invite ce matin-là, le créneau saute, on ne le replanifie pas… Et six mois plus tard on se retrouve dans la situation qu’on voulait éviter : une montagne de sources à consulter et des actions à rattraper.
Vous l’aurez compris, il est tout à fait possible de mener la veille demandée par Qualiopi en interne, à condition de bien organiser sa stratégie de veille et de se fixer un cadre rigoureux. Mais ce n’est pas la seule manière de procéder.
Externaliser sa veille Qualiopi avec une application ou un prestataire
Si le temps consacré à la veille en interne semble trop important ou si on a du mal à être régulier dans la mise en œuvre, on peut envisager une autre approche qui consiste à externaliser cette activité. Le principe est le suivant : on confie à un tiers la réalisation d’un certain nombre d’étapes du processus de veille.
Ce tiers peut grosso modo prendre deux formes : une application ou un prestataire. Ou la combinaison des deux. Voyons ce que chaque option rend possible.
Le choix des sources pour sa stratégie de veille
Commençons par le choix des sources de veille et la collecte des informations. Une application peut être paramétrée pour faire de la curation de contenus selon des sources et des thématiques prédéfinies, puis regrouper en un seul endroit l’ensemble de ces informations. Un prestataire peut lui aussi effectuer ce travail de collecte et transmettre de manière centralisée à l’organisme de formation uniquement les informations qu’il aura jugées applicables et pertinentes.
Le gain de temps sur cette première étape est double : d’une part au niveau de la collecte des informations, d’autre part au niveau du temps de consultation, puisque qu’un premier filtre éliminant les informations inutiles a déjà été appliqué.
Analyse des contenus pour sa stratégie de veille
Concernant ensuite l’analyse des contenus et la décision d’action, une application ne pourra pas vraiment nous aider. En revanche un prestataire pourra fournir une préanalyse et des propositions d’action sur au moins trois des quatre indicateurs impliqués, qui sont plutôt génériques : le 23, le 25 et le 26. L’indicateur 24 étant spécifique aux thématiques d’intervention de l’organisme, le prestataire ne sera utile qu’à condition d’être lui-même compétent sur lesdites thématiques d’intervention.
Dans cette configuration le gain de temps pour l’organisme est augmenté, car les phases de lecture, d’analyse et de décisions d’actions sont réduites au minimum nécessaire.
Suivi de réalisation des actions
Il reste finalement le suivi de la réalisation des actions, le formalisme et la communication. Une application comme un prestataire peuvent faciliter ces activités : formalisme des activités, centralisation des actions et du suivi de leur avancement, partage des informations. C’est encore du temps gagné pour l’organisme, avec de plus la garantie que la veille ait bien lieu, car ne dépendant plus de la disponibilité de ressources interne.
On pourrait se demander à ce stade si une externalisation totale de la veille ne serait pas la meilleure option ? Le prestataire ne pourrait-il pas aussi lui-même décider des actions et les réaliser ? Et bien je ne pense pas. Il me semble primordial que l’organisme s’approprie les informations, reste maître de ses choix et s’implique dans le déploiement des actions. L’objectif de l’externalisation c’est de rationnaliser au maximum le temps à consacrer à la veille, pas de s’en débarrasser.
En conclusion
Pour conclure, l’externalisation semble logique, car elle permet de gagner énormément de temps et de focaliser les ressources internes principalement sur les deux étapes à forte valeur ajoutée : la décision et l’action. Evidement elle représente un coût, quel que soit le schéma retenu, application, prestataire ou une combinaison des deux. Néanmoins ce coût me semble être un investissement pour une veille de meilleure qualité, plus systématique, moins chronophage. Il offre aussi de la sérénité et restera in fine bien moins élevé qu’un rattrapage forcé de nombreux mois de veille juste avant un audit de certification.
BK.
Une application ? Un prestataire ? Mais qui choisir ?
Chez Hop3Team nous recommandons Veille Formation, qui référence, par thématique, les sources et contenus incontournables de l’univers de la formation. Grâce à un système de filtres vous pouvez sélectionner en un clic les informations pertinentes pour votre organisme. Votre sélection d’articles, compilée dans votre espace client, devient votre revue d’actualité personnelle. Vous pouvez y ajouter commentaires, tags, statuts et ajouter les articles de votre choix au PADEX©, tableau dédié à l’exploitation de votre veille que vous pourrez présenter lors de vos audits Qualiopi. Veille Formation c’est la solution tout-en-un qui vous permet de répondre facilement et rapidement aux exigences.
Et d’ailleurs, Benoit aussi recommande Veille Formation. Un partenariat vient d’être mis en place directement entre eux. Ainsi vous pouvez lui externaliser une partie de votre activité de veille, qu’il réalisera puis vous mettra à disposition directement sur votre compte Veille Formation. C’est pas beau ça ?
À propos de Benoit
Benoît est consultant, auditeur et formateur en management de la qualité ainsi que gérant de la société beQua, organisme de formation certifié Qualiopi. Il a construit son parcours dans les secteurs industriels de l’automobile, l’emballage agro-alimentaire, la plasturgie et dans la formation professionnelle. Benoit intervient aujourd’hui principalement sur le référentiel ISO 9001 dans tous secteurs d’activité et sur le Référentiel National Qualité (Qualiopi) dans les organismes de formation. Il prône une approche simple, agile et sexy de la qualité, indispensable selon lui pour obtenir l’adhésion et l’engagement tant des dirigeants que des collaborateurs.
Il est également un de nos partenaires principaux qui s'occupera de vous si vous souhaitez préparer votre certification avec l'organisme de formation de hop3team