Qualiopi pour les nouveaux entrants, comment ça marche ?

Qualiopi pour les nouveaux entrants, comment ça marche ?

Vous venez d’entrer sur le marché de la formation professionnelle et vous vous demandez si vous devez déjà vous pencher sur la certification Qualiopi ? 

Êtes-vous considéré comme un nouvel entrant ? 

Devez-vous passer l’audit initial de la même manière que les autres organismes de formation ? 

Nous répondons à toutes ces questions !

Êtes-vous considéré comme un nouvel entrant sur le marché de la formation ?

D’après le guide de lecture du référentiel national Qualiopi, un nouvel entrant est un prestataire “dont l’activité vient de démarrer”. Autrement dit, vous n’avez pas encore dispensé de formation avant la date de dépôt de votre demande de certification.

Concrètement, vous êtes concerné si vous n’avez pas encore déposé de Bilan Pédagogique et Financier. Le BPF est une obligation pour les organismes de formation qui ont déjà dispensé des formations. En effet, une fois votre premier BPF déclaré, vous n’êtes plus considéré(e) comme un nouvel entrant sur le marché. Il faut donc que vous soyez dans votre première année d’activité.

Et qu’en est-il pour le NDA ? 

Le Numéro de Déclaration d’Activité est un identifiant indispensable pour l’exercice de votre métier. Si vous êtes nouvel entrant, vous avez la possibilité de remplacer ce NDA par la copie de la demande d’enregistrement datant de moins de trois mois. Cependant, le NDA sera requis avant de délivrer la certification Qualiopi. Nous parlons plus en détail du NDA dans notre article dédié.

Qu’est-ce qui change quand on est un nouvel entrant ?

Si vous êtes nouvel entrant, vous êtes audité(e) sur les mêmes indicateurs que les autres organismes de formation. Mais, il y’a une exception concernant les indicateurs 22 et 32 qui ne sont pas considérés lors de l’audit initial. Ces deux indicateurs sont reportés pour l’audit de surveillance.

Lors de votre audit, plusieurs indicateurs ont une “obligation spécifique” dans le référentiel, ce qui veut dire que vous devez démontrer l'existence et la formalisation de ces indicateurs sans prouver leur mise en œuvre effective dès l’audit initial.

Voici les indicateurs qui disposent d’obligations spécifiques : 

  • Indicateur 2 : Vous devez pré-identifier des indicateurs dès votre audit initial. Ces indicateurs chiffrés seront ensuite contrôlés lors de votre audit de surveillance.
  • Indicateur 3 : Vos taux d’obtention de certifications seront vérifiés pendant votre audit de surveillance.
  • Indicateur 11 : Vous établissez un processus d’évaluation qui sera ensuite évalué lors de votre audit de surveillance.
  • Indicateur 13 : L’accompagnement des apprenants devra être mis en œuvre pendant votre audit de surveillance (uniquement si vous réalisez des actions de formation par apprentissage).
  • Indicateur 19 : Vous devez démontrer l’existence de ressources pédagogiques. Ces ressources et leur disponibilité seront évaluées lors de votre audit de surveillance.
  • Indicateur 22 : Il ne vous concerne pas pour l’audit initial. L’indicateur 22 démontre l’existence d’un plan de développement des compétences pour l’ensemble de votre personnel.
  • Indicateur 24 : La veille économique doit être mise en place. Les impacts de cette veille seront évalués lors de votre audit de surveillance.
  • Indicateur 25 : La veille pédagogique et technologique doit également être mise en place. L’indicateur sera audité lors de votre audit de surveillance.
  • Indicateur 26 : Pour cet indicateur, vous devez démontrer la mobilisation d’experts/partenaires/acteurs du champ du handicap.
  • Indicateur 32 : Comme pour l’indicateur 22, vous n’êtes pas concerné. Les démarches d’amélioration continue seront évaluées lors de votre audit de surveillance.

Les nouveaux entrants ont également une obligation de veille. La certification Qualiopi étant en constante évolution, il est important pour vous de rester informé des changements afin de les intégrer à vos processus existants. Pour l’indicateur 23 qui traite de la veille légale et réglementaire, vous serez d’ores et déjà évalué sur la mise en œuvre de vos processus. Concernant les indicateurs 24 et 25, vous serez uniquement évalués sur la formalisation du processus.

Et pour l’audit de surveillance, comment ça se passe ?

Si vous étiez nouvel entrant sur le marché lors de votre audit initial : 

  • Les indicateurs 22 et 32 seront audités 
  • Concernant les indicateurs cités ci-dessus, l’auditeur évaluera cette fois-ci l’application des processus que vous avez formalisés lors de votre audit initial

Cet audit de surveillance a donc pour fonction d’assurer que l’ensemble de vos processus construits sont bien mis en application. 

Résumé

Au-delà de la certification, Qualiopi peut vous aider à construire votre ingénierie pédagogique lorsque vous entrez sur le marché de la formation professionnelle.

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