Notre logiciel de gestion YPK vous aide à valider vos critères Qualiopi ! Episode 4 : CRITERE 4

| Mis à jour le 21 April 2021 à 11 h 20 min
Notre logiciel de gestion YPK vous aide à valider vos critères Qualiopi ! Episode 4 : CRITERE 4

Qualiopi horizon 2022... ça se rapproche ! Saviez-vous que notre logiciel de gestion YPK pouvait vous aider aussi à valider de nombreux indicateurs QUALIOPI !

Dans la suite de nos 3 premiers épisodes, (publiés en oct.20, nov.20 et déc.2020), voici un guide complet, qui a pour objectif de vous accompagner dans cette démarche, en vous indiquant comment procéder dans votre outil. Cette semaine : le critère 4 et ses 4 indicateurs.

CRITÈRE 4 QUALIOPI : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre

Glossaire :

  • NC Min : Non-conformité mineure
  • NC Maj : Non-conformité majeure
  • NC Pondérée : Non-conformité mineure qui peut devenir majeure lorsque l’attendu n’est pas respecté

INDICATEUR 17 Qualiopi - NC Pondérée

Rappel de l’indicateur : Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques...).

OBJECTIF : Il faut ici démontrer que les locaux, les équipements et matériels, les moyens humains sont en adéquation avec la ou les prestations.

>> INDICATEUR 17 Critère 43 :  VALIDÉ DANS YPK

Pour valider cet indicateur, vous devrez fournir à votre auditeur des éléments de preuve :

>> Bail ou contrat de location précisant la conformité des locaux pour l’accueil du public, Document unique d’évaluation des risques professionnels, matériel adéquat (vidéo projecteur, paper-board, ordinateur, équipements spécifiques, chantiers pédagogiques, salles de langues, plateaux techniques, plateformes LMS, aides à la connexion à distance, planning d’intervention, espace documentaire, plateforme pédagogique), CV, supports méthodologiques, convention de formation (formation en intra notamment), contrats de prestations…

1. Tenez à jours des fiches “Prestataire” détaillées dans les ressources :

  • Renseignez dans le détail la fiche prestataire
  • Saisissez-y des notes pertinentes
  • Stockez-y tout document susceptible de répondre à l’indicateur
Espace de stockage documentaire dans la fiche Prestataire @YPKbyHop3team

2. Tenez à jours des fiches “Formateur” détaillées dans les ressources : 

  • Renseignez dans le détail la fiche formateur
  • Saisissez-y des notes pertinentes
  • Stockez-y tout document susceptible de répondre à l’indicateur
  • Une fiche formateur bien complétée dans YPK vous permet :
    • d’attester de la qualité et des compétences de chaque formateur
    • de visualiser et consulter l’historique de planification d’un formateur
    • de gérer l’aspect administratif et contractuel de votre relation
    • d’échanger des informations et documents en gardant un historique de ces échanges

3. Tenez à jours des fiches “Formations” détaillées dans le catalogue :

Personnalisez le paramétrage de la fiche formation de votre catalogue YPK pour y faire apparaître les méthodes et moyens pédagogiques, techniques et d'encadrement mobilisés

Fiche “Formation” détaillée @YPKbyHop3team

INDICATEUR 18 Qualiopi - NC Pondérée

Rappel de l’indicateur : Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux...).

OBJECTIF : Démontrer l’existence d’une coordination des fonctions nécessaires à la prestation.

>> INDICATEUR 18 Critère 4 :  VALIDÉ DANS YPK

Pour valider cet indicateur, vous devrez fournir à votre auditeur des éléments de preuve :

>> Organigramme fonctionnel avec les champs d’intervention (pédagogique, technique, commercial, social), liste des intervenants/contributeurs, contrats de travail, de prestations de service, fiches de poste, liste des référents pédagogiques, administratifs et handicap.

NB : Un prestataire indépendant peut assurer seul les différentes fonctions.

1. Créez et gérez votre bibliothèque de formateurs dans les ressources

  • Liste des formateurs avec profils détaillés (CVthèque), Spécialité du formateur, Fiche de fonction...
  • Stockage organisé des documents pédagogiques et administratifs de chaque formateur,
  • Espace de saisie libre et historisée de notes...

2. Créez et gérez votre base de prestataires dans les ressources

  • Liste détaillée des prestataires, Organigrammes, 
  • Espace de stockage documentaire,
  • Espace de saisie libre et historisée de notes…

3. Échangez avec les formateurs via YPK

Utilisez la fonctionnalité d’échange d’informations pour partager des informations et/ou des documents avec vos formateurs, gardez une trace des échanges entre l’OF et les formateurs

4. Rendez accessible au public des documents obligatoires

Ajoutez dans vos fiches formation des liens hypertexte pointant vers votre Règlement intérieur, votre Livret d’accueil… Et activez la visibilité publique de ces formations sur votre catalogue en ligne pour les rendre accessibles au public.

Découvrez une aide précieuse pour valider vos critères Qualiopi... notre logiciel de gestion YPK :)

4. CRM YPK 

Utilisez le CRM YPK pour lister vos contacts dans le domaine du handicap

    

INDICATEUR 19 Qualiopi - NC Pondérée

Rappel de l’indicateur : Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.

OBJECTIF : Démontrer que les ressources pédagogiques existent, sont actualisées et disponibles et démontrer que des dispositions sont mises en place afin de permettre aux bénéficiaires de se les approprier.

>> INDICATEUR 19 Critère 4 :  EN PARTIE VALIDÉ DANS YPK

Un véritable “Extranet” est en cours de développement.

Cette extranet permettra de mettre à disposition des clients, stagiaires et formateurs des informations et documents tels que : plannings, documents, supports de formation, exercices, messages...

Fin du développement prévu pour le second semestre 2021.

MAIS avec YPK, vous pouvez déjà : 

  1. Utiliser la fonctionnalité “Échange d’informations” au sein d’une session pour diffuser des documents et informations à un stagiaire.
  2. Utiliser les différents espaces de stockage dans les modules, dans les fiches formation au catalogue et dans les sessions pour démontrer que les ressources pédagogiques existent 
  3. Utilisez le champ “Référence” du module et de la formation pour indiquer que vous faites évoluer vos contenus et ainsi prouver qu’ils sont actualisés
  4. Lors du paramétrage de vos documents et de votre fiche formation, indiquez les coordonnées d’une personne contact au sein de l’organisme de formation qui peut être sollicitée par les stagiaires au besoin

INDICATEUR 20 Qualiopi - NC Maj

Rappel de l’indicateur : Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.

OBJECTIF : Niveau attendu : le prestataire présente : la liste des membres du conseil de perfectionnement + le dernier compte-rendu et/ou procès-verbal + la liste des personnes dédiées à la mobilité (nationale et internationale) + le nom et le contact du référent handicap

*INDICATEUR SPÉCIFIQUE D'APPRÉCIATION (CFA)

>> INDICATEUR 20 Critère 4 :  C'est à vous de jouer !

Indicateur humain, qui ne peut pas uniquement être validé par un logiciel de gestion.

Le petit conseil Hop3team : 

  • Créer une fiche référent handicap dans les Ressources - intervenants si le référent n'est pas un formateur
  • Sinon, stipuler qu'il l'est dans sa fiche formateur
  • Stocker dans YPK un document reprenant les informations relatives au conseil de perfectionnement

En résumé

Pour ce critère 4 encore, YPK vous simplifie encore et toujours les démarches qualité. Et on ne s'arrête pas là : la suite au prochain épisode !!

Vous avez des questions sur YPK, souhaitez bénéficier d’une démo claire et succincte sur ses fonctionnalités ? Prenez rendez-vous avec notre équipe commerciale : agenda de Laurent ou via notre formulaire demande de démo.