Avec comme objectif la certification Qualiopi à fin 2021, vous avez la possibilité d'opter pour un outil de gestion de votre OF qui pourra également vous aider à valider vos critères qualité. Et YPK peut vous aider à valider de nombreux indicateurs QUALIOPI !
En complément de notre premier épisode (publié en oct.20), voici un guide complet, qui a pour objectif de vous accompagner dans cette démarche, en vous indiquant comment procéder dans votre outil. Cette semaine : le critère 2 et ses 5 indicateurs.
CRITÈRE 2 QUALIOPI : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de leur conception
Glossaire :
- NC Min : Non-conformité mineure
- NC Maj : Non-conformité majeure
- NC Pondérée : Non-conformité mineure qui peut devenir majeure lorsque l’attendu n’est pas respecté
INDICATEUR 4 Qualiopi - NC Maj
Rappel de l’indicateur : Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).
OBJECTIF : Démontrer comment le besoin du bénéficiaire est analysé en fonction de la finalité de la prestation.
>> INDICATEUR 4 Critère 2 : VALIDÉ DANS YPK
Pour valider cet indicateur, vous devrez présenter à votre auditeur tout support qui synthétise les besoins identifiés du bénéficiaire :
- grille d'analyse de besoins
- diagnostic préalable
- dossiers d'admission
- compte-rendu d'entretien
1. SAISISSEZ le recueil du besoin identifié du bénéficiaire dans la fiche contact CRM (entreprise ou participant) en utilisant la zone d'ajout de note. La Traçabilité est par ailleurs garantie par l'enregistrement de l'historique des notes saisies.
2. STOCKEZ VOS PROPRES DOCUMENTS résultant de l'analyse de besoin dans la zone de stockage documentaire.
3. ECHANGEZ FACILEMENT DES INFORMATIONS en utilisant la fonctionnalité "échanges d'informations" au sein d'une session, afin d'envoyer, diffuser ou collecter des documents liés à l'analyse du besoin du bénéficiaire. La traçabilité est encore ici garantie par l'historique des flux.
4. CREEZ DES FORMULAIRES D'EVALUATION PRE-FORMATION pour recueillir les besoins et attentes des bénéficiaires directement accessibles à partir du logiciel YPK.
Petit "+" YPK :
Lorsqu’une fiche formation est associée à une session de formation, son contenu est automatiquement dupliqué. Les objectifs, compétences visées, programme… d'une formation peuvent donc être modifiés dans chaque session en fonction du besoin identifié du bénéficiaire. Ces modifications n'impactent pas la fiche formation d'origine présente au catalogue.
INDICATEUR 5 Qualiopi - NC Maj
Rappel de l’indicateur : Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.
OBJECTIF : Démontrer que les objectifs sont opérationnels et évaluables.
>> INDICATEUR 5 Critère 2 : VALIDÉ DANS YPK
1.TRADUISEZ LES OBJECTIFS OPERATIONNELS DE VOS FORMATIONS EN COMPETENCES VISEES : dans la fiche formation, remplissez vos objectifs et définissez les compétences à acquérir au cours de la formation pour atteindre ces objectifs.
2. RENSEIGNEZ LES MODALITES D'EVALUATION de chauqe formation dans sa fiche : ces modalités sont paramétrables et personnalisables.
3. ENREGISTREZ ET STOCKEZ votre propre modèle d'évaluation dans la zone de stockage documentaire : Ce document doit permettre de mesurer l’atteinte opérationnelle des objectifs de la formation. Ainsi, vous associez à chaque programme dans le catalogue les évaluations adéquates.
Petit "+" YPK :
Le contenu d’une formation peut être modifié dans chaque session en fonction d’un besoin spécifiquement identifié. Cette modification n'impacte pas la fiche formation d'origine présente au catalogue et permet d’adapter l’offre de formation aux besoins identifiés du bénéficiaire.
INDICATEUR 6 Qualiopi - NC Maj
Rappel de l’indicateur : Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en oeuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires .
OBJECTIF : Démontrer que les contenus et modalités de mise en œuvre des prestations sont adaptés aux objectifs définis en fonction des bénéficiaires.
Exemples d’éléments de preuve :
Parcours, déroulés et séquences, grilles et modalités d’évaluation, modalités techniques et pédagogiques d’accompagnement : en présentiel, à distance ou en mixte (blended learning, synchrone ou asynchrone). Supports de contractualisation, de réalisation, modalités de mise en oeuvre, référentiels des diplômes, guide pratique du déroulé de la prestation, avec la durée et le calendrier....
>> INDICATEUR 6 Critère 2 : VALIDÉ DANS YPK
1. ALIMENTEZ VOTRE BIBLIOTHEQUE DE MODULES dans les Ressources en précisant le descriptif de chaque module, son format pédagogique et son mode d’évaluation. Dans YPK, les types d’évaluations et formats pédagogiques sont paramétrables et complètement personnalisables. Faites-nous part de votre besoin !
2. CONSTRUISEZ UN PARCOURS PEDAGOGIQUE en blocs de compétences dans chaque fiche formation
Un programme de formation peut être :
- mono bloc / mono module (1 bloc de compétences composé d’un seul module)
- mono bloc / multi modules (1 bloc de compétences composé de plusieurs modules)
- multi blocs / mono module (plusieurs blocs de compétences composés chacun d’un seul module)
- multi blocs / multi modules (plusieurs blocs de compétences composés chacun de plusieurs modules)
3. SAISISSEZ LES MODALITES techniques et pédagogiques d’accompagnement directement dans la fiche formation .
4. DECOUPEZ VOTRE PARCOURS EN SEANCES
5. GENEREZ LES DOCUMENTS CONTRACTUELS de vos participants à partir du logiciel. Avec YPK, vous avez la possibilité d’éditer automatiquement, et de stocker au bon endroit dans votre logiciel, les documents liés au pilotage et à la gestion de vos sessions de formation. YPK permet de générer tout type de document : vous nous transmettez votre modèle de document, il est automatisé dans l’outil.
6. STOCKEZ tout autre document complémentaire utile en utilisant la zone de stockage documentaire du logiciel.
Au risque de se répéter… Le contenu et le descriptif d'une formation peuvent être modifiés dans chaque session en fonction du besoin identifié avec le bénéficiaire. Cette modification n'impacte pas la fiche formation d'origine présente au catalogue.
Cela permet d’établir des contenus et modalités de mise en oeuvre de la prestation adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.
INDICATEUR 7* Qualiopi - NC Maj
Rappel de l’indicateur : Lorsque le prestataire met en oeuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.
OBJECTIF : Démontrer l’adéquation du contenu aux compétences ciblées et aux épreuves d’évaluation de la certification.
*INDICATEUR SPÉCIFIQUE D'APPRÉCIATION (OF, CFA)
>> INDICATEUR 7 Critère 2 : VALIDÉ DANS YPK
1. FORMATION CERTIFIEE : le contenu de la formation certifiée est directement renseigné dans YPK.
2. STOCKEZ dans vos fiches formation au catalogue tous vos documents internes comme par exemple un document de synthèse “contenu formation vs référentiel de compétences" ou encore un document d’analyse de l’adéquation entre votre programme de formation et les exigences de la certification
Le référentiel de compétences et éventuellement le contrat de partenariat peuvent être stocké dans YPK. et aux publics bénéficiaires.
INDICATEUR 8* Qualiopi - NC Maj
Rappel de l’indicateur : Le prestataire détermine les procédures de positionnement (procédé permettant d’identifier ce qui est acquis en termes de compétences et connaissances et ce qui doit faire l’objet d’un apprentissage) et d'évaluation des acquis à l'entrée de la prestation .
OBJECTIF : Démontrer la mise en œuvre des procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation adaptée aux publics et modalités de formations.
*INDICATEUR SPÉCIFIQUE D'APPRÉCIATION (OF, CFA)
Exemples d’éléments de preuve :
Il s’agit de présenter tout diagnostic préalable, entretien, évaluation des acquis à l’entrée (quizz, QCM, exercices, mise en situation, test), outils de mesure des écarts en termes de compétences à acquérir ou à faire valider, procédures de positionnement et/ou conditions d’accès...
>> INDICATEUR 8 Critère 2 : VALIDÉ DANS YPK
1. IDENTIFIEZ LES PRE-REQUIS lors du paramétrage de votre logiciel YPK : pré requis mais aussi public visé, modalités et délais d'accès et d'évaluation de la formation.
2. SAISISSEZ LES ELEMENTS DE PREUVE dans la zone de texte historisée du CRM.
3. STOCKEZ vos propres éléments de preuve dans YPK au niveau du CRM ou de la SESSION de formation.
4. CREEZ DES FORMULAIRES DE POSITIONNEMENT avant entrée en formation pour identifier le niveau des stagiaires.
Remarques :
- Dans le cas où vous n'êtes pas responsable de la détermination des conditions d’accès et des procédures de positionnement, vous devez démontrer que vous les appliquez
- Si une formation ne nécessite pas de prérequis : cette information est communiquée
- Le positionnement peut se limiter à la prise en compte des diplômes, certificats ou titres exigés, expérience professionnelle
En résumé
Comme vous le constatez, YPK continue à simplifier vos démarches qualité. Continuez à nous suivre ici pour découvrir comment notre logiciel de gestion de la formation professionnelle vous aide à valider les autres indicateurs qualité Qualiopi.
Vous avez des questions sur YPK, souhaitez bénéficier d’une démo claire et succincte sur ses fonctionnalités ? Prenez rendez-vous avec notre équipe commerciale : Laurent ou Stéphanie, ou via notre formulaire demande de démo.