Comme beaucoup de secteurs, la formation professionnelle souffre d'un retard dans sa digitalisation. Toutefois, elle a bien intégré les nouveaux outils “visibles“ du marketing et de la communication digitale : site web, stratégies de référencements payant ou naturel, campagnes emailings, forte présence sur les réseaux sociaux (groupes thématiques sur facebook, lobbying, groupes et publications pro sur LinkedIn).
Certains organismes de formation ont déjà fait évoluer leurs formats pédagogiques en incluant les différentes formes de e-learning (classes virtuelles, plateformes LMS Learning Management System, formations multi-modales… ) dans leurs parcours jusqu'à s'y spécialiser avec quelques succès spectaculaires (openclassroom, par exemple).
Mais la digitalisation des processus (workflows) et la création de bases de données qui forment le socle de la transformation digitale sont encore des sujets stratégiques obscurs et difficiles à mettre en place dans ces structures malmenées par les réformes fréquentes.
Les temps changent !
Et "on“ nous y force ! “On“, c'est d'abord la crise sanitaire. Au minimum 3 mois sans activité présentielle ont malheureusement sonné le glas des structures qui n'étaient pas prêtes à tout piloter à distance… Celles qui avaient la capacité de s'adapter (rapidement) ont pu limiter les dégâts. Mais la majorité des acteurs du secteur ont de toutes façons subi des pertes de chiffre d'affaires importantes, accentuées par le fait que leurs clients, les entreprises consommatrices de formations étaient elles aussi à l'arrêt.
Résultat : une partie conséquente des professionnels de la formation ont utilisé leur temps libre forcé pour se pencher sur l'optimisation de leurs fonctionnements externes ET internes.
Oui, la certification qualité (Qualiopi) obligatoire pour percevoir des financements publics a vu sa date de mise en œuvre repoussée d'un an. Le système actuel basé sur une démarche qualité référencée par le Datadock reste actif jusqu'au 31 décembre 2021 au lieu de 2020. Mais beaucoup ont compris l'intérêt de passer cette certification en avance, c’est-à-dire, dès maintenant (soutenus par un délai bonus d'un an avant l'obligation de renouvellement de la certification qui porte sa validité à 4 ans pour les certifiés de 2020 au lieu de 3 par la suite).
Grand bien leur a pris, car pour les autres qui ne franchissent pas le gué, les choses se précipitent :
- en juin et en juillet, l'activité commerciale des organismes de formation s'est nettement intensifiée dans le but de compenser (à la marge) la perte de chiffre des mois de confinement. Pas vraiment de temps pour se pencher sur l'approche du concept d'outil de gestion administrative !
- en août, pour certains ça a continué, alors que d'autres ont profité à raison de congés mérités dans l'ambiance anxiogène d'un pays ralenti à cause du coronavirus.
- en septembre, “les affaires reprennent" ! Fort. Grâce à la combinaison des efforts commerciaux redoublés et des entreprises qui souhaitent dépenser leurs budgets formation qu'elles n'ont pas utilisé de mars à août. 6 mois à rattraper de chaque côté !
La situation actuelle est donc une nouvelle fois potentiellement anxiogène pour répondre aux attentes des clients (pressés !), aux attentes des prescripteurs (qualité ! qualité ! qualité !), aux attentes des banquiers (continuez à rembourser, ou commencez si vous avez emprunté pour traverser la crise) alors que la durée du travail n'est pas extensible.
Un autre potentiel d'anxiété réside dans l'incertitude sanitaire. À nouveau, les événements et manifestations sont annulés. Les regroupements sont limités voire interdits. Le spectre d'un reconfinement global plane au-dessus de nos têtes menaçant les activités de tout le monde d'une nouvelle amputation dans cette année déjà fortement raccourcie. Nous sommes en septembre, il manque 6 mois à notre année, 2 pourraient encore – au pire ? – être soustraits. Le calcul est simple, les organismes de formation ont entre 4 et 6 mois de toutes façons pour faire leur chiffre d'affaires.
Et pourtant, certains y arrivent !
Les publications sur les réseaux sociaux le prouvent chaque jour un peu plus, il est possible d'assurer une charge de travail doublée et de supporter en même temps l'audit de certification Qualiopi.
Ça signifie que les process ont changé dans les organismes de formation candidats. Ils ont instauré une démarche qualité répondant aux 32 indicateurs dont les auditeurs contrôlent l'existence de preuves (souvent des documents réglementaires obligatoires, mais pas que !).
Pour la plupart d'entre eux, ce qui rend les choses possibles c'est qu'ils ont opté pour un outil de gestion administrative moderne. Un outil qui permet de produire ces preuves ou de les stocker. Tout au même endroit, dans un seul outil. Ils gagnent du temps parce que les documents sont générés automatiquement. Ils gagnent du temps parce que l'outil les aide à respecter leurs obligations. Ils gagnent du temps parce que le papier disparaît, ne doit donc pas être archivé et retrouvé (péniblement) en cas de contrôle. Ils gagnent du temps quand l'outil évolue en même temps que la réglementation et leur permet de ne pas perdre de temps à essayer de comprendre des textes de lois parfois abscons.
Les organismes de formations sont composés d'experts de la transmission de savoirs et de compétences. Pas de juristes.
Laurent Bocquet - Hop3Team
En résumé
En conclusion, je suis convaincu que le momentum est idéal pour décider de piloter son activité à l'aide d'un outil de gestion administrative moderne et évolutif. Grâce à lui, les nouvelles contraintes liées à la réforme (et aux suivantes) deviendront de réelles opportunités à saisir plutôt que des écueils mortifères. Un bon outil de gestion peut apporter la pérennité à votre organisme de formation (ou à votre activité si vous êtes un formateur indépendant) et vous permettre de vous concentrer enfin sur votre cœur de métier.
C'est l'objectif atteint par les clients de notre société Hop3team qui utilisent notre logiciel de gestion administrative YPK.
Faites le pas, vous aussi : www.hop3team.com !