Par Laurent d'après centre-inffo
L'arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation apporte quelques évolutions et changements destinés à renforcer les procédures et méthodes d'audit et modifie également l'accréditation des organismes certificateurs.
Objectif : renforcer le dispositif et harmoniser les pratiques ! (qui a dit "il était temps !" ?)
Modalité par modalité, nous allons voir ce qui change…
Les différentes modalités d'audits
Les organismes qui contribuent à l'amélioration des compétences doivent obtenir la certification Qualiopi pour être éligibles aux fonds publics ou mutualisés. Pour obtenir cette certification, ils doivent notamment passer un audit initial, suivi d'un audit de suivi et d'un audit de renouvellement, conformément à un arrêté du 6 juin 2019. L'arrêté du 31 mai 2023 modifie les procédures de ces audits. Ces nouvelles dispositions entreront en vigueur le 1er septembre prochain.
L'audit initial
L'audit initial nécessite que l'organisme certificateur collecte certaines informations auprès de l'organisme qui souhaite obtenir la certification. Ces informations incluront le statut juridique de l'organisme, les coordonnées du dirigeant pour les personnes morales ou de l'individu candidat, le numéro SIREN ainsi que le dernier bilan pédagogique et financier (BPF) ou, en l'absence de ce document, pour les organismes qui commencent leur activité, le montant des revenus reçus par catégorie de financeur. Tous les organismes, y compris ceux qui comptent moins de trois employés, devront fournir un organigramme.
Il sera également nécessaire de collecter une description de l'activité de l'organisme prestataire, précisant les types d'actions menées et indiquant si l'organisme propose des formations en tout ou partie à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, ainsi que s'il délègue la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s'il agit pour le compte d'un autre organisme de formation.
L'organisme candidat devra attester sur l'honneur qu'à la date de signature du contrat de certification, il n'a pas déjà signé un contrat avec un autre organisme certificateur pour les types d'actions demandées et qu'il n'a pas fait l'objet d'un refus ou d'un retrait de certification de moins de trois mois sur ces catégories.
Il est stipulé dans le décret que l'auditeur doit sélectionner un échantillon d'actions à auditer qui reflète fidèlement l'activité du fournisseur pendant la période de référence, et cet échantillon n'est pas divulgué à l'entité auditée avant la réunion d'inauguration de l'audit.
Au cours de l'audit, l'entité de certification est tenue de confirmer la validité du numéro d'enregistrement de la déclaration d'activité. (Au cas où certains se poseraient encore la question : oui il faut un NDA pour passer son qualiopi !)
En outre, l'entité certifiée est tenue d'afficher son certificat dans ses locaux et sur son site web. Si elle n'a pas de site web, elle doit fournir une copie à tout candidat, stagiaire, apprenti ou financeur qui en fait la demande. Le non-respect de cette obligation entraînera une non-conformité majeure.
L'audit de suivi (ou de surveillance)
Le décret énumère les indicateurs qui doivent être obligatoirement examinés lors de l'audit de suivi. Pour les nouveaux entrants, l'entité de certification examinera tous les indicateurs applicables à l'entité auditée. La durée de l'audit de suivi sera prolongée d'une demi-journée pour permettre la vérification de la mise en œuvre effective des indicateurs.
Avant l'audit, l'entité de certification doit recueillir auprès du fournisseur les informations nécessaires pour mettre à jour les données administratives de ce fournisseur, le dernier BPF et une description de son activité depuis l'obtention de la certification, précisant les types d'actions mises en œuvre et indiquant si le fournisseur a réalisé des formations entièrement ou partiellement à distance, des formations en situation de travail, des formations en alternance ou des formations certifiantes, et s'il a délégué la réalisation de formations à un autre organisme de formation ou s'il a agi pour le compte d'un autre organisme de formation.
L'entité de certification doit établir et communiquer un plan d'audit à l'entité auditée. Ce plan définira le champ d'application de l'audit, les noms des personnes de l'entité à interviewer et indiquera les indicateurs du référentiel concernés par l'audit.
L'audit est normalement effectué à distance. Cependant, le décret ajoute une nouvelle option pour le réaliser sur place, à savoir si l'entité auditée en fait la demande.
En ce qui concerne les entités multi-sites, l'entité certificatrice avait jusqu'ici le pouvoir de déterminer les méthodes d'échantillonnage d'un groupe de sites. À partir de maintenant, l'échantillon sera le résultat de la racine carrée du nombre total de sites multiplié par 0,6, arrondi au nombre entier le plus proche. (Sortez vos calculatrices !)
L'audit de renouvellement
Le processus de renouvellement de la certification nécessite la mise en œuvre d'un audit de renouvellement avant l'expiration du certificat. L'arrêté stipule que cet audit doit être réalisé dans un délai permettant la résolution, avant l'expiration du certificat, des non-conformités majeures potentielles.
Si la requête de renouvellement est soumise à une entité certificatrice différente de celle qui a délivré la certification précédente, l'entité candidate devra attester qu'elle n'a pas signé un nouveau contrat de certification avec une autre entité certificatrice pour les catégories d'actions demandées.
Le transfert de certification
Il est à noter que le transfert d'une certification ne peut désormais être réalisé qu'avec une autre entité certificatrice accréditée. La reprise d'une certification par une entité en cours d'accréditation n'est plus autorisée.
L'extension de certification
La demande de certification d'une nouvelle catégorie d'actions, en plus des catégories déjà certifiées, nécessite un audit d'extension. Pour déterminer la durée de ce dernier, l'entité certificatrice doit maintenant recueillir le dernier BPF.
L'information des financeurs
Le ministre en charge de la Formation Professionnelle est tenu de fournir sur demande aux entités financières la liste des entités certifiées, en indiquant l'entité certificatrice ou l'instance de labellisation qui a délivré la certification et les dates de validité de la certification.
Accréditation des organismes certificateurs
Où l'on parle enfin de ce qui se passe si votre certificateur "disparaît"…
Limitation du nombre de certificats qui peuvent être délivrés par une entité certificatrice en cours d'accréditation
Le décret restreint le volume de certificats pouvant être attribués sans accréditation. Par conséquent, l'entité certificatrice qui possède déjà une accréditation pour la certification de produits et services a le droit d'émettre au plus 50 certificats sans accréditation. L'entité certificatrice qui n'a pas d'accréditation pour la certification de produits et services a le droit d'émettre au plus 25 certificats sans accréditation.
Non-acquisition, suspension ou annulation de l'accréditation
En cas de non-acquisition de son accréditation, ou en cas d'annulation de celle-ci, l'entité certificatrice informe les fournisseurs qu'elle a certifiés dans les 15 jours suivant la notification de la décision de refus ou d'annulation d'accréditation. Elle doit également les informer des procédures de transfert de la certification. Une telle information est également nécessaire en cas de cessation d'activité, sans que le décret ne fixe de délai.
En cas de suspension de son accréditation, si l'entité certificatrice ne peut plus émettre de nouveaux certificats, elle peut néanmoins effectuer des audits supplémentaires et de surveillance des entités déjà certifiées à la date de la suspension.
L'entité certificatrice qui a fait l'objet d'un refus ou d'une annulation d'accréditation ne peut pas soumettre une nouvelle demande d'accréditation avant une période de 6 mois à compter de la date du refus ou de l'annulation.
Elle doit prouver à l'instance d'accréditation qu'elle a remédié aux motifs de refus ou de retrait.
A partir de la décision d'admissibilité de la nouvelle demande d'accréditation, l'entité certificatrice est autorisée à émettre au plus 5 certificats avant l'acquisition de l'accréditation.
Information du ministre de la Formation professionnelle par l'instance d'accréditation
L'instance d'accréditation informe le ministre chargé de la formation professionnelle de toute décision concernant l'admissibilité de la demande, l'attribution et l'évolution du périmètre ou du statut de l'accréditation d'une entité certificatrice ou son refus. Le ministre peut informer les fournisseurs certifiés par ladite entité de la non-acquisition ou de l'annulation de l'accréditation ou de la cessation d'activité de l'entité certificatrice.
Pour aller plus loin avec notre partenaire veille-formation :
Audits qualiopi : ce qui change au 1er septembre.