Article proposé par notre partenaire Benoît Kriegel, dirigeant de Bequa et expert qualité
Ils sont de plus en plus nombreux ces formateurs indépendants certifiés Qualiopi qui se posent la question du maintien et du renouvellement de leur certification. Certains arrêtent avant la fin du premier cycle, au moment de l’audit de surveillance, d’autres n’entameront pas le deuxième. Les posts Linkedin sur ce sujet sont de plus en plus fréquents et les discussions que je peux avoir dans mon réseau confirment la tendance, sans qu’elle soit une généralité non plus.
Avant de dévoiler mon analyse de cet état de fait, je vous invite à lire la suite de cet article sous le prisme suivant : la certification Qualiopi pour un formateur indépendant est-elle plutôt une charge ou un investissement ? Il existe une différence fondamentale entre ces deux notions, puisqu’une charge on va chercher à la réduire au maximum, tandis que pour un investissement, on va essayer d’optimiser son retour.
Le coût en ressources avéré
La première approche associée à Qualiopi c’est de dire : pour pouvoir permettre à mes clients d’accéder au financement de leurs actions de formation, je dois être certifié. Ce qui équivaut à dire que pour signer des clients qui ont besoin du recours au financement, je dois être certifié. Et réaliser un ensemble d’efforts en temps et en budget dans cette optique.
Quels sont concrètement ces efforts ?
D’abord une gestion de la dimension administrative.
D’une part en interne, il s’agit de produire le documentaire nécessaire pour répondre aux exigences du référentiel et apporter les preuves de conformité. Ce documentaire porte sur des échanges avec les clients : information relative aux offres, programme, contractualisation, convocation, conditions de déroulement, ressources pédagogiques, mais aussi sur la formalisation d'informations collectées : recueil de besoins, positionnement, prérequis, évaluations d’atteinte des objectifs, adaptations, recueil des appréciations. Sur ces points il y a d’abord la mise en place pour la certification initiale, puis ensuite et surtout le maintien dans la durée, soit une charge temps inévitable.
D’autre part l’administratif est également présent en externe, dans la relation aux financeurs, tant lors de la demande de prise en charge que lors de sa validation pour déclencher le financement. Personnellement j’essaie d’éviter la subrogation qui ajoute un enjeu de trésorerie en plus de l’administratif, mais lorsqu’on doit composer avec, c’est une couche supplémentaire qui se rajoute.
Cette dimension administrative implique à la fois du temps à consacrer à la production, la gestion et l’enregistrement de l’ensemble des documents et potentiellement un coût si l’on a recours à des outils facilitants. Leur avantage est certes indéniable, car ils réduisent la dimension temps, mais en contrepartie d’une augmentent du coût.
Ensuite il y a le temps à consacrer aux différentes veilles.
Or ce qui consomme du temps à indépendant dans sa veille, ce n’est pas la consultation des sources ni la collecte d’informations, mais plutôt le formalisme nécessaire a posteriori pour pouvoir prouver ensuite la bonne réalisation de ces activités.
Pourquoi ? Parce qu’un indépendant est constamment en veille ! Il porte tant les casquettes de dirigeant, de responsable commercial, logistique, administratif, pédagogique, de formateur, qu’il est par définition sur le qui-vive, en contact avec son marché, son réseau et à leur écoute.
J’évoquais à l’instant ces différentes casquettes, elles sont chronophages et un indépendant doit les réaliser séquentiellement. Il ne peut pas simultanément prospecter, recueillir un besoin, organiser une session inter entreprise, faire de la veille et animer une formation. C’est forcément une activité après l’autre, ce qui implique que le temps consacré à un sujet est pris sur les autres.
La dernière ressource concerne le budget : le passage par Qualiopi implique d’avoir financé un éventuel accompagnement au départ puis le processus de certification pour chaque nouveau cycle.
Bref, l’ensemble de ces coûts en ressources représente une charge évidente pour le formateur indépendant.
Les difficultés à percevoir le retour sur investissement
Après ce premier inventaire, la question évidente c’est : ok la certification a un coût, mais n’apporte-t-elle pas aussi des bénéfices ? Je pense que le problème réside précisément dans la réponse à cette question pour les formateurs indépendants qui s’interrogent. Ont-ils perçu la valeur ajoutée de leur certification Qualiopi? Ou dit autrement : cette valeur ajoutée est-elle celle qu’ils espéraient ?
En interne Qualiopi les a obligés à étudier, voire même repenser leurs processus de conception et de réalisation de leurs formations. Ils s’accordent généralement à dire que sur ces deux thématiques ce fut bénéfique et structurant. Par contre le point d’achoppement porte sur la valeur intrinsèque de leurs formations, qui elle, trop souvent, n’a pas évolué. La logique voudrait pourtant qu’en améliorant les processus de conception et de réalisation, le service fourni gagne en qualité, mais ça, ils ne le perçoivent pas.
Ensuite il me semble que nombreux sont ceux qui se sont leurrés, pensant que Qualiopi allait leur ouvrir les portes des financements CPF. C’est d’ailleurs la première question que je pose avant d’accepter un accompagnement : pourquoi voulez-vous obtenir la certification ? Figurez-vous que 50% des indépendants me répondent... pour le CPF. Car ils pensent que c’est automatique. Sauf que non ! Qualiopi est certes une première étape, mais de loin la plus facile et pas la dernière, lorsqu’on veut rendre une formation éligible au CPF.
Je crois aussi que les origines de Qualiopi, le pourquoi le référentiel national qualité existe, la manière dont il est construit, n’est tout simplement pas orienté organisme de formation. L’objectif n’est pas de faire performer et s’améliorer les OFs, mais de vérifier leur conformité et de collecter des preuves, afin de cadrer un marché et de limiter certaines dérives. C’est une approche plutôt réglementaire de la qualité, dans laquelle il faut savoir lire entre les lignes pour trouver et extraire de la valeur ajoutée.
D’ailleurs, qui aide les indépendant à la percevoir et à la saisir ? L’offre d’accompagnement est pléthorique tant en quantité, qu’en formats, qu’en qualité intrinsèque. Un formateur qui a lu le guide de lecture et s’est débrouillé par lui-même, celui qui a choisi un pack documentaire en ligne, un troisième conseillé par une connaissance de son réseau qui vient d’obtenir sa certification et un dernier accompagné par un consultant expert ne perçoivent pas et ne comprennent pas Qualiopi de la même manière. Tant en termes d’enjeux, que de compréhension des exigences, que de recherche de cette valeur ajoutée au-delà de la seule conformité.
Finalement ont-ils raison de renoncer à la certification ?
Il n’y a pas de bonne réponse car celle-ci dépend principalement de deux facteurs spécifiques à chacun : leur modèle d’affaires et leur perception des gains potentiels.
Un formateur indépendant dont le modèle d’affaires repose sur une clientèle qui recherche les financements n’a pas le choix. Pour être cohérent avec sa stratégie, il doit être certifié et le rester, en réduisant la charge induite. S’il perçoit la valeur ajoutée au-delà des contraintes, tant mieux. S’il ne la perçoit pas, je lui suggère de recourir à un accompagnement pour revoir sa compréhension des exigences, sa manière d’y répondre et optimiser les gains qu’il peut en tirer.
Pour un formateur dont l’activité est principalement en sous-traitance, la question est plus complexe, notamment s’il intervient sur des formations éligibles CPF. Le décret d’application de la loi relative à l’obligation de certification des sous-traitants dans ce cas de figure est toujours en attente. S’il est déjà certifié, je lui conseillerai de le rester et de temporiser.
Enfin un formateur qui n’a pas trouvé de valeur ajoutée dans sa certification Qualiopi, qui ne souhaite plus s’encombrer des contraintes, peut s’en passer si son modèle d’affaires ne dépend pas des financements. Cela signifie qu’à travers son positionnement, son expertise, sa crédibilité au sein de son réseau, il doit être celui auquel on a recours, indépendamment de la question du financement. C’est un réel choix stratégique, qui signifie d’investir ses ressources sur le développement d’autres axes différenciants et générateurs de gains que la certification.
Pour conclure cet article, est-ce que des évolutions des exigences du référentiel national qualité et du guide de lecture associé pourraient amener à mieux percevoir et saisir la valeur ajoutée d’une démarche qualité, même lorsqu’on est formateur indépendant ? Je pense que oui. Mais je crois aussi que c’est une évolution qui prendra du temps et qui nécessitera avant tout une plus grande maturité du secteur entier de la formation professionnelle face à la qualité, bien au-delà de la logique de conformité autorisant les financements.
Conclusion par hop3team
Comme notre partenaire Benoît l'a exprimé dans son article, les outils facilitant la gestion administrative des activités de formation ne sont pas gratuits. Il nous paraît important d'apporter une précision, nous aussi, sur la différence entre coût - et par extension, charge - et investissement.
Ce qui doit présider à la décision d'adopter un logiciel de gestion est la différence entre ce que coûte ce logiciel sur une durée précise (un an, généralement) par rapport au temps qu'il fait économiser, ramené au coût de temps sur la même période.
Quand vous additionnez le temps que vous passez à remplir les données à reporter dans votre Bilan Pédagogique et Financier suite aux émargements des apprenants ; au temps que vous passez à gérer ces émargements "papier-crayon" ; au temps passé à remplir un à un les documents règlementaires et les tableaux de suivi des indicateurs Qualiopi ; au temps passé à contrôler que vous respectez bien tous les engagements pris dans le cadre de votre certification, et que vous avez bien collecté en temps et en heures toutes les informations obligatoires que vous devez renseigner aux différentes étapes de votre activité… quand vous additionnez toutes ces durées, sur un an, que vous ramenez ça à un salaire chargé sur la même période et que cette somme est inférieure au coût d'un abonnement annuel à un logiciel comme le nôtre, par exemple… alors un logiciel de gestion n'est pas utile.
Dans tous les autres cas, votre entrée dans l'ère de la dématérialisation s'impose. Et nous sommes là pour vous y aider.
Benoît est consultant, auditeur et formateur en management de la qualité ainsi que gérant de la société beQua, organisme de formation certifié Qualiopi. Il a construit son parcours dans les secteurs industriels de l’automobile, l’emballage agro-alimentaire, la plasturgie et dans la formation professionnelle. Benoit intervient aujourd’hui principalement sur le référentiel ISO 9001 dans tous secteurs d’activité et sur le Référentiel National Qualité (Qualiopi) dans les organismes de formation. Il prône une approche simple, agile et sexy de la qualité, indispensable selon lui pour obtenir l’adhésion et l’engagement tant des dirigeants que des collaborateurs.
Il est également un de nos partenaires principaux qui s'occupera de vous si vous souhaitez préparer votre certification avec l'organisme de formation de hop3team