FEUILLE D’ÉMARGEMENT

| Mis à jour le 21 avril 2020 à 12 h 31 min
FEUILLE D’ÉMARGEMENT

La feuille d’émargement (ou feuille de présence) est un document légal qui justifie de la réalité d’une action de formation, en présentiel, en distanciel ou en situation de travail. Elle est obligatoire pour tout dispensateur de formation et doit être établie à la demie journée de formation.

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A quoi sert la feuille d’émargement ?

Avant tout, la feuille d’émargement ou de présence est une preuve juridique rendue obligatoire par l’article R6332-26 du Code du travail qui permet de justifier de la présence ainsi que de l’assiduité des stagiaires mais aussi des formateurs lors de sessions de formation professionnelle. La structure de formation ou le formateur indépendant doivent pouvoir en remettre une copie aux organismes collecteurs qui en font la demande.

Pour mieux comprendre : les formations sont caractérisées entre autres par le nombre d’heures de formation dispensées donc effectives. Si, pour des raisons extérieures à la formation, le stagiaire est absent ou en retard, alors le décompte d’heures nécessaires pour atteindre les objectifs de la formation n’est pas respecté… et l’organisme financeur est alors en droit de ne pas régler intégralement la formation. La feuille d’émargement permet de justifier tout « dérapage » et est donc très utile à la fois pour le formateur, l’entreprise, l’organisme financeur mais aussi le stagiaire en cas de manquement de la part du formateur.

Comment utilise-t-on votre modèle de feuille d’émargement ?

Selon le type de formation dispensée, vous pouvez utiliser une feuille d’émargement individuelle ou collective. Notre modèle type de feuille d’émargement reprend tous les éléments qui feront foi pour justifier de la présence de chaque personne à une session de formation en présentiel. Pour une formation à distance, plusieurs systèmes peuvent être mis en place, et en particulier le suivi de temps de connexion adossée à la signature électronique.

Pour une formation en présentielle, voici les éléments que vous trouverez dans notre formulaire type de feuille de présence, à reprendre sur une feuille à entête et à faire signer par le formateur et le (ou les) stagiaire.s :

  • Les informations relatives à l’organisme de formation et/ou au formateur (nom, coordonnées, intitulé du stage, lieu, dates et heures)
  • Deux zones de signature pour le stagiaire par demie journée puis pour le formateur (en colonne sur une feuille collective)
  • Un décompte du nombre d’heures suivies par stagiaire
  • Sur toute feuille « journée », une zone de certification d’exactitude des informations en bas de page, mentionnant la date, et signée par le formateur et le.s stagiaire.s.

Vous le saviez ? (la minute informative de hop3team)

En 2017, à plusieurs reprises, la Cour d’appel administrative a dû rappeler que la feuille d’émargement était la seule preuve obligatoire et nécessaire de « la réalité de l’action de formation en présentiel » via un suivi de l’assiduité du stagiaire.

Cette feuille de présence fait partie des documents légaux à produire dans le cadre de toute formation professionnelle. Pour ne rien oublier, téléchargez nos formulaires types de formation accessibles via notre rubrique Ressources. Ou équipez vous de notre logiciel YPK : l’unique outil métier de gestion de la formation, pensé par les formateurs pour les formateurs, pour ne rien oublier ?