Comment simplifier la gestion administrative de la formation professionnelle ?

| Mis à jour le 2 mai 2022 à 11 h 25 min
Comment simplifier la gestion administrative de la formation professionnelle ?

En tant que formateur ou structure de formation professionnelle, votre rôle est bien évidemment de… former. Mais la gestion administrative de votre activité fait aussi partie du job et prend vite beaucoup de place, trop de temps. Paperasse, prise de tête et charge mentale… en tant qu’organisme de formation, on connait aussi ces problématiques chez Hop3team ! Enfin, ça c’était avant, car maintenant on sait comment rendre la gestion administrative beaucoup plus sympathique. On vous montre ? 

Des obligations administratives de plus en plus importantes

La formation professionnelle n’échappe pas aux traditionnelles formalités administratives françaises, même s’il s’agit essentiellement d’assurer la qualité de la formation et la sécurité des stagiaires. Et la tendance ne semble pas aller en s’améliorant.

Rappel des principales obligations légales

En tant que formateur indépendant ou dirigeant d’un OF, vous devez respecter plusieurs obligations légales. Une petite révision ne faisant jamais de mal, en voici les principales :

  • Enregistrement de votre activité pour obtenir votre Graal, le NDA (numéro de déclaration d’activité) ;
  • Bilan pédagogique et financier à transmettre tous les ans à votre service régional de contrôle ;
  • Documents obligatoires à remettre à vos clients
    • Convention de formation professionnelle pour les formations financées par une entreprise ou toute autre personne morale
    • Contrat de formation pour les formations financées, en tout ou partie, par un particulier
    • Programme : objectifs, horaires, modalités pédagogiques…
    • Règlement intérieur
    • Facture
  • Comptabilité : bilan comptable, compte de résultat et annexes, commissaire aux comptes (selon la taille de votre structure), etc.

Les réformes et évolutions récentes

De nouvelles obligations apparaissent ces dernières années, spécifiques à la formation professionnelle ou plus générales.

Certification Qualiopi

En principe, il ne s’agit pas d’une obligation : vous pouvez exercer une activité de formation sans Qualiopi. Mais elle conditionne l’accès aux financements mutualisés et publics de la formation professionnelle. En pratique, elle est donc souvent incontournable.

Qualiopi en bref ? 7 critères, 32 indicateurs, plusieurs mois de préparation, un audit avec un organisme accrédité et une validité de 3 ans.

Durcissement des critères de certification des formations

La certification devient de plus en plus incontournable, à l’image duCPF qui ne contient déjà plus que des formations certifiantes. Pour référencer vos modules dans le catalogue CPF, il faut donc les enregistrer au préalable au RNCP ou au RS.

Mais France Compétences est de plus en plus exigeante quant aux critères de certification des formations. Ces derniers mois sont d’ailleurs une véritable hémorragie, France Compétences faisant un grand ménage de printemps en supprimant plusieurs certifications.

L’heure est à la qualité plutôt qu’à la quantité.

RGPD

En vigueur depuis 2018, le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) impacte toutes les activités, y compris celles des organismes de formation. L’objectif est de renforcer la protection des données personnelles de vos clients. Sans entrer dans les détails, cela se traduit par les principales obligations suivantes :

  • Mise en place d’un registre de traitement (mentionnant la durée de conservation, l’objectif poursuivi…) ;
  • Obligation d’information des personnes concernées par la collecte de données (droit d’accès et de rectification, objectif, nom de la personne responsable…) ;
  • Mise en place de procédures internes pour gérer les réclamations, demandes et suppression des données ;
  • Assurer la sécurité des données contre le piratage ou la perte d’information.
Facture électronique

La facture électronique est déjà d’actualité depuis le 1er janvier 2020 pour les contrats passés avec le secteur public.

Son utilisation obligatoire se généralise progressivement pour toutes les entreprises et tous les contrats d’ici le :

  • 1er Juillet 2024 pour les grandes entreprises ;
  • 1er janvier 2025 pour les ETI ;
  • 1er janvier 2026 pour les PME, TPE et microentreprises.

Gestion administrative d’un organisme de formation : chronophage mais incontournable

De quoi s’agit-il ?

Gérer un OF ce n’est pas seulement s’occuper de quelques papiers administratifs. Les tâches sont plus vastes et particulièrement chronophages.  En voici les principales.

  • Ingénierie pédagogique
  • Logistique et administratif
    • Organisation pratique des formations : gestion des inscriptions, planning des intervenants, réservation des salles et des équipements, récupération des feuilles d’émargements signées…
    • Rédaction et envoi des documents obligatoires : convention et contrat de formation, convocation, programme, facture…
    • Suivi budgétaire, comptable et juridique de la structure : comptabilité, suivi du financement des OPCO, bilan pédagogique et financier…
    • Suivi des évaluations
    • Classement et archivage
  • Gestion de la qualité. S’assurer du maintien des exigences qualité Qualiopi pour conserver la certification notamment lors de l’audit de surveillance

Quels sont les enjeux d’une bonne gestion pour votre activité ?

Pour que votre activité cartonne, la qualité de votre gestion est tout aussi importante que vos talents de formateur.

Une bonne gestion permet d’assurer la sécurité juridique de votre activité, une bonne partie des tâches décrites ci-dessus étant des obligations légales. Vous évitez ainsi tout stress inutile mais aussi des sanctions financières peu agréables (par exemple : 4 500 euros si vous n’envoyez pas le BPF ou 75 000 € en l’absence de facturation…)

C’est également le moyen de garantir la qualité de vos formations et donc le retour sur investissement, le succès et la pérennité de votre entreprise.

Gérer vos intervenants de manière efficace favorise également leur implication et leur motivation.

De votre côté, vous gagnez du temps et une meilleure vision d’ensemble de votre activité et de là ou vous souhaitez aller.

N’oublions pas également que la gestion à un coût financier pour la structure : temps consacré aux tâches administratives, coûts des différents outils (facturation)… Prendre le temps de mettre en place une gestion efficace et la simplifier au maximum permet de rationnaliser ces coûts au maximum.

Comment faire pour simplifier votre gestion ?

Ras le bol de passer 50% de votre temps sur les tâches administratives ? Normal, vous n’êtes pas devenu formateur pour faire de la paperasse. Mais quelles sont les solutions qui s’offrent à vous pour simplifier la gestion administrative de vos formations professionnelles ?

Digitaliser et dématérialiser la gestion administrative

Pour gagner du temps et simplifier votre gestion administrative, un seul mot d’ordre : digitalisation !  Déjà, cela vous permettra d’être à la mode mais surtout d’être performant, alors pourquoi s’en priver ?

Mais attention, il y a digitalisation et digitalisation : un échange par mail est digital mais pas toujours très efficace. Prenons l’exemple d’un contrat de formation que votre client doit signer : envoi du document par mail (qui risque de finir dans les spams), impression, signature manuelle, scan, renvoi, risque de perte et d’oubli… Beaucoup de manipulations, de temps perdu et une charge mentale maximale.  Alors qu’avec un module de signature électronique tout est réglé en 1 clic, sécurisé et archivé.

Plus qu’une digitalisation, c’est donc une véritable automatisation qui est recherchée.

Vous l’aurez compris, une digitalisation efficace et une gestion administrative simplifiée passent par le choix d’outils informatiques novateurs et adaptables aux problématiques et besoins du formateur.

La meilleure option : confier sa gestion à un logiciel performant et innovant

Inutile de vous éparpiller et de rechercher plusieurs outils, des solutions tout-en-un et personnalisables existent. 

Chez Hop3team, parce que nous sommes aussi formateurs, nous nous sommes creusés les méninges pour vous proposer l’outil parfait et complet pour résoudre vos problématiques de gestion que nous ne connaissons que trop bien. De ces longues nuits blanches est né notre logiciel de gestion de la formation professionnelle, le susnommé YPK : un logiciel permettant de dématérialiser votre gestion administrative, financière et légale et d’automatiser l’ensemble de vos flux et documents obligatoires.

À la clé une réduction de 70% du temps consacré à l’administratif, ce qui vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. Pas mal non ?

Petit florilège des principaux bénéfices d’YPK :
  • Une gestion facile et sans prise de tête :
    • Outil de type CRM pour vos relations clients,
    • Gestion des intervenants et de vos apprenants,
    • Édition de votre catalogue de formation, suivi de vos évaluations et de la qualité de vos formations….
    • Presqu’un must : l’édition autmatique du BPF en trois clics et 20 secondes ! Bon, ok, THE must !
  • Une sérénité digne d’un maitre zen
    • Assurance d’être en conformité avec la règlementation
    • Archivage simple et sécurisé de vos documents
    • Pilotage de votre activité en temps réel
  • Anticipation et gestion du temps : alertes automatiques, automatisation de tâches, planification des agendas des intervenants …

Et cerise sur la chouquette, notre logiciel de gestion YPK est personnalisable, intuitif et tellement simple à utiliser. Une petite démo, ça vous dit ?


En résumé

La gestion d’une structure de formation professionnelle n’est évidemment pas la motivation première d’un formateur indépendant ou d’un dirigeant d’OF. Mais c’est un passage obligé dans une optique d’efficacité commerciale et financière ainsi que pour être juridiquement dans les clous. Heureusement, la digitalisation croissante de la formation professionnelle permet aujourd’hui de simplifier énormément votre gestion administrative. À vous l’innovation pédagogique et l’animation de formations ! Le sale boulot administratif ? C’est votre copain YPK qui s’en charge ! YPquoi ? Notre logiciel de gestion de la formation imaginé, créé et chouchouté par des formateurs pour les formateurs, tout simplement.