La validation des acquis de l’expérience (VAE), et plus précisément proposer un accompagnement à la VAE, est un dispositif important à mettre en place pour les organismes de formation. Formalités, documents administratifs, procédures… Tout cela demande du temps et de l’organisation. Comment optimiser la mise en place d’un accompagnement à la VAE ? Les explications en détail
Qu’est-ce que la Validation des Acquis de l’Expérience (VAE) ?
A qui s’adresse la VAE ?
La VAE s’adresse à toute personne souhaitant faire reconnaître ses acquis professionnels par un diplôme ou un titre professionnel. Ouverte à tous, sans critère d’âge, de statut ou de niveau de formation, la seule condition pour avoir accès à la VAE est de devoir justifier, au minimum, d’une année d’expérience professionnelle, (continue ou non) en lien direct avec le diplôme ou titre envisagé.
Quelles démarches pour le candidat à la VAE ?
Livret 1 et recevabilité
Le candidat doit se renseigner et trouver le centre VAE qui correspond au diplôme ou titre envisagé. Une fois le centre trouvé, le candidat remplit pour commencer un dossier de recevabilité ou livret 1. Ce dossier sert à prouver l’expérience professionnelle du candidat par le biais de documents joints (bulletins de salaires, attestations de vos responsables, etc.) mais aussi que les responsabilités données au candidat durant son parcours correspondent au diplôme ou à la certification qu’il envisage.
Ce dossier de recevabilité est ensuite envoyé à un organisme certificateur.
Livret 2 et accompagnement
Il faut au maximum deux mois pour un retour du dossier de recevabilité, phase 1 de la démarche VAE. Si le dossier est recevable, le candidat reçoit le livret 2, où il doit alors détailler connaissances, compétences, aptitudes obtenues par l’expérience, en relation avec le titre ou diplôme visé.
C’est là que l’organisme de formation entre en jeu : l’OF peut proposer un accompagnement personnalisé au candidat à la VAE. S’il n’est pas obligatoire, cet accompagnement est toutefois fortement conseillé, en raison de la difficulté à compléter avec précision le livret 2.
Le référent VAE peut intervenir sur trois points :
- Il aide alors le candidat à la constitution écrite du dossier,
- Il le met en situation professionnelle pour juger de ses acquis
- Il le prépare à l’entretien oral avec le jury.
Le candidat a trois ans pour réaliser et déposer ce dossier, à partir de la date de recevabilité.
Il est important de souligner que, selon sa situation, (salarié, demandeur d’emploi, etc), le candidat peut bénéficier d’un financement pour cet accompagnement.
L’entretien oral
Le jury d’entretien final est composé de professionnels et d’enseignants du secteur concerné et comprend 4 à 8 personnes. Il s’agit alors pour le candidat de se présenter, d’expliquer son parcours professionnel et d’expliquer son intérêt et sa motivation pour la validation VAE. Le candidat doit être en mesure de répondre aux questions du jury afin de prouver qu’il maîtrise les compétences requises.
Le jury peut décider de valider totalement ou de façon partielle la VAE. Il peut aussi -malheureusement- la refuser.
Mettre en place l’accompagnement VAE : on fait comment ?
Vous êtes un organisme de formation et vous souhaitez mettre en place un accompagnement à la VAE pour vos diplômes. Plusieurs procédures, documents, etc. sont à mettre en place. Nos équipes Hop3team vous guident pas à pas.
Devenir organisme accompagnateur à la VAE
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1. Enregistrer les certifications au RNCP ou RS.
De manière générale, les formations dispensées par un organisme de formation doivent être inscrites et répertoriées au RNCP (Répertoire National des Certifications Professionnelles) car seules les certifications enregistrées sont éligibles à la VAE.
Chaque formation répond à un référentiel d’activités et un référentiel de la certification demandée. Il s'agit donc de définir les modalités de validation des compétences pour obtenir la certification.
2. Obtenir la certification CF FFP
L’organisme de formation doit obtenir la certification CP FFP Accompagnateur VAE. Cette certification permet la reconnaissance des méthodologies et bonnes pratiques des accompagnateurs VAE : un gage de qualité et de sérieux pour le centre de formation, mais aussi pour les candidats à la VAE.
Mise en oeuvre de la VAE au sein d’un Organisme de Formation
La pédagogie
Un OF qui présente un parcours de VAE va devoir présenter la VAE aux équipes professionnelles concernées : nouvelles mesures, attendus, etc. Il est donc nécessaire de mettre en place un planning, de trouver et contacter les divers professionnels et intervenants ainsi que les jurys blancs. Il est également important d’informer les candidats sur le parcours (plaquettes, fiches), de finaliser les coûts (accompagnements individuels et collectifs, jurys, inscription au diplôme), mais aussi de sensibiliser les candidats sur les prises en charges financières possibles.
En tant qu’OF, vous pouvez créer vos propres outils pour la certification VAE, ou utiliser YPK, logiciel de gestion de la formation professionnelle, qui vous aidera à l’élaboration de vos documents administratifs, mais aussi sur le suivi de vos formateurs comme de vos candidats.
L’administratif
Au niveau administratif, il faudra
- former les intervenants aux finalités et modalités de la VAE, comme à la mise en place de plannings et outils spécifiques. D’où, on se permet de le rappeler, la flexibilité d’un outil de gestion comme YPK.
- connaître les différents financeurs pour la facturation.
- organiser et mettre en place les entretiens individuels, sessions de groupes et jurys blancs.
Important : les règles d’éligibilité de l’action VAE au CPF ont été enrichies de précisions récentes. Si besoin, les OF ont jusqu’au 30 juillet 2021 pour apporter les ajustements nécessaires à leurs offres.
L'accompagnement du candidat à une VAE
C’est le rôle principal de l’organisme de formation ! Cet accompagnement consiste à élaborer le dossier (livret 2), en l’enrichissant de preuves afin de le présenter au jury. S’il n’est pas obligatoire, cet accompagnement est vivement recommandé au vu des difficultés à établir correctement ce livret.
L’organisme de formation accompagnateur devra alors :
- recenser les compétences acquises par le candidat durant son expérience professionnelle.
- tenir compte du référentiel d’activités en rapport avec le diplôme ou la certification visée.
- joindre des documents tels que rapports, notes, attestations de l'employeur, etc.)
Il n’existe pas de support officiel. L’organisme de formation doit donc mettre en place ses propres supports.
A noter : modification des modalités concernant la VAE
Des nouveaux décrets parus récemment, modifient les modalités d’obtention et de mise en œuvre de la VAE, notamment le Décret n° 2019-1119 du 31 octobre 2019, qui apporte des précisions sur :
la durée minimale d’activité professionnelle : désormais, il faut un nombre d’heures requis pour effectuer une VAE. Ce nombre d’heures correspond à la durée légale de travail annuel, soit 1607 heures (consécutives ou non).
Les cas spécifiques des personnes en contrat d’apprentissage, des contrats de professionnalisation ou contrats aidés, ou des candidats concernés par une préparation opérationnelle à l’emploi (POE) ou une période de mise en situation professionnelle (PMSMP) : désormais, ces personnes peuvent prétendre à la VAE. Ce sont alors les heures passées en entreprise qui seront prises en compte.
le financement de la VAE si le salarié la réalise en dehors de son temps de travail : les allocations formation sont supprimées
Et concrètement, comment ça se passe la VAE dans YPK ? :)
Amandine, notre experte logiciel et Customer Success Manager vous guide !
"Avec notre logiciel de gestion de la formation YPK, vous pouvez créer une session dans laquelle vous personnaliserez le contenu de votre accompagnement VAE. Vous pourrez ainsi répondre parfaitement au besoin de votre client et lui transmettre l'ensemble des informations dont lui a besoin pour mener à bien sa VAE.
Vous pourrez également y renseigner le planning des séances qui composent l'accompagnement VAE et stocker les supports dont vous aurez besoin lors de cet accompagnement.
De plus, il est très simple de créer une fiche pour chacun de vos contacts (professionnels, intervenants et membre de jury) et d'y indiquer leur parcours professionnel, les formations suivies et aussi y consigner les notes ou les documents qui vous seront utiles pour la VAE.
Enfin, avec YPK, vous générez simplement et rapidement, vos documents personnalisés (convention, convocation ...) pour ensuite les envoyez à vos contacts pour signature et tout ça dans le respect du RGPD. "
En résumé
La mise en place de la VAE nécessite rigueur et qualité. La Validation des Acquis de l’Expérience est un parcours de formation court (entre 9 et 12 mois) durant lequel le centre de formation doit mettre en place des procédures et modalités, selon la certification visée.
Vous pouvez trouver sur France Compétences, instance gouvernementale créée en janvier 2019 et placée sous la tutelle du ministère chargé de la formation professionnelle, les informations relatives à la certification et l’accompagnement VAE, ainsi que les lois et décrets sur les dispositions et financements relatifs à la formation professionnelle.
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